办公自动化与文档一体化
文档一体化管理系统的研发与实施
三’ 毒害 功 ＿ ＿ ｊ －ｊ＿ ｜一 ＿ 一 ｌｌ ｜
文 档 一 体 化 管 理 系 统 主要 完 成 企 业 内 日常 公 文 业 务 的 处 理 过 程 ， 实 现 了 电 子 归 档 、 迹 保 留 并 痕 等 先 进 功 能 ， 包 括 收 文 管 理 、 文 管 理 、 案 管 它 发 档 理 以及 与其他 系统 或功 能模块 的关 联与数据 转换 。 ●收文 管理包 括 了对所 有来 文进行 登 录 、 拟 办、 阅示 、 办 、 办 、 办 、 交 、 档 等 电子 化 的 主 协 承 移 归
电子 文 件 管 理 现 状 进 行 了 广 泛 的 调 查 研 究 ，充 分
探 讨 了 文 档 一 体 化 管 理 的模 式 ，确 立 了 文档 一 体 化 管 理 的 改 革 思 路 ， ｌ９ 于 ９ ９年 下 半 年 ， 始 着 手 开 构 建 浙 江 电 力 全 行 业 的 办 公 自动 化 系统 ，展 开 了
管 理 过 程 中 自动 或 半 自动 地 生 成 ，使 之 成 为 电子 文 件 或 元 数 据 不 可 分 割 的 组 成 部 分 ，管 理 人 员 与 档 案 人 员 共 同 参 与 文 件 的 全过 程 管 理 ，从 而 使 文 书 处 理 与 档 案 管 理 真 正 融 为一 体 。
理 事 长 为 组 长 的鉴 定 委 员 会 的 一 致 肯 定 ， 定 其 鉴 总 体 技 术 处 于 国 内 同 类 系 统 领 先 水 平 ； 年 ９月 同
在 ２ ０１ 国政 府 系 统 政 务 信 息 化 软 件 交 流 测 评 ０ 全
协 同工 作 ； 时 可 对 所 有 收 文 进 行 显 示 、 序 、 同 排 查
询 、 计 和 打 印 ， 对 处 理 的 全 过 程 进 行 自动化 管 统 并
浅谈企业文档一体化管理
二、 文档一 体化 管理 的必 要性
文件作为人们进行信息交流和贮存的一种工具 ，有其相 对稳定 的物质载体。文件包含有信息 、 、 内容的一种 意识 知识 物质形态 ， 它与其他物质一样是运 动的。 文件从其形成后的运 转， 承办和现行 、 半现行直到转 为档案后的管理和利用 ， 经历 了一个完整的过程，档案管理理论界称之为文件的生命阶段 或文件周期 ， 它将文件形成和存在过程划分为 四个阶段 ， 即制 浅 Fra bibliotek【 摘
体化管理
（ 西 电力 工 程 建设 公 司 ， 西 南 宁 ５０ ２ ） 广 广 ３０ ２
要 】 文档 一 体 化 管 理 ” 将 文件 管理 与 档 案 管理 这 两个 管 理 环 节衔 接 起 来 ， ‘ ‘ 是 纳入 一 个管 理 系统 中 。 文件 办理 完毕 随 时 在
随地进行文件整理 归档。文章 时企业 办公 自动化管理 中实现文档一体化管理进行 了探讨 。 【 关键词 】 文件 管理 ； 档案管理 ； 一体化
内有利用价值；． ５ 具有永久保存价值的文件 ， 一般必须通过
这一阶段 的保存和利用。既然文件与档案有着 内在相关并相
互影响的， 文件与文件管理的质量决定档案的质量， 而档案的 质 量， 又会影 响档案 的利用 ， 影响档案信息资源 的开发。 因此 ， 对 于文 件与档案的管理应作为 同一 系统工程全面综 合研究 、 统筹管理 ， 这就是文档一体化 的必要性 。
文档 一体 化 管理 的重要 性 众所周知， 文书工作是档案工作的基础， 档案工作是文书
一
、
作阶段、 现实使用阶段、 暂时保存阶段、 永久保存阶段。 通常后 两个阶段的文件即是档案。企业单位档案室主要保存第三个 阶段的文件， 其特点是：． １ 文件形成部门刚刚使用完毕， 留待
企业办公自动化系统应用
浅析企业办公自动化系统应用摘要：在计算机技术飞速发展的今天，办公自动化系统已经在各类企业中得到了广泛的应用。
这种变化也对企业的信息化管理提出了新的课题，顺应这种变化需要企业在管理方面做出适当的调整。
关键词：办公自动化；应用；管理中图分类号：tp393 文献标识码：a 文章编号：1009-3044（2013）08-2005-03计算机技术的快速发展与广泛应用，推动了以计算机网络技术和数据库技术为基础的办公自动化系统的发展和普及。
办公自动化（office automation）是通过计算机技术在现代化办公流程中的应用，达到提高企业内的信息沟通效率、增强协同办公能力的目的。
1 办公自动化软件系统1.1 oa系统概述狭义的办公自动化即oa，是在企业中采用网络技术，以计算机为中心，结合现代化办公流程，通过快捷信息共享、高效协同办公，从而提高整个企业的办公效率。
关于oa系统的基础构架，可以分为三个逻辑层面。
最上层为表示层，主要是向oa的使用者展示界面，通过办公流程和接口完成指令，表示层包含能够显示数据的系统，比如，html表单、jps、java applet等。
中间层为应用层，是oa的使用者通过表示层获取数据需要调用的代码，包括安全系统、应用系统、技术平台等多个部分，可以根据其逻辑的独立性采取灵活的应用设计方案。
在技术上主要利用java语言、servlet和beans等，以组件包的形式将抽象功能、逻辑等分别打包，并统一规范为核心api，为表示层的访问提供确切的接口。
底层为数据层，主要用于实现统一的数据管理和数据交换。
一直以来，oa技术都在不断发展之中。
最初的net+关系型数据库（rdb）技术，其办公平台以简单灵活为主要特点。
sun的java+rdb 技术以其平台的开放性帮助oa系统的应用门类迅速扩大。
lotus于1989年推出的ibm lotus domino技术实现了协同办公应用。
基于soa设计理念，以j2ee+domino搭建的oa平台，在门户型的应用框架中支持实时协同办公，帮助用户实现了一体化决策，极大地提高了工作效率。
企业推行OA无纸化系统的重要性和必要性
企业推行OA无纸化系统的重要性和必要性摘要：目前，国内有很多企事业单位已经开始无纸化办公，并且收到了很好的效果。
在信息化迅猛发展的现代社会里，无纸化办公已成为各级党政机关提高工作效率、节约办公资源的重要手段，是实现办公自动化、信息化的重要标志，在各级党政机关推行"无纸化办公"的条件已经成熟。
本文主要分析介绍了在企业中推行无纸化办公的意义，并结合企业自身特点提出了如何推行无纸化办公的建议。
关键词：无纸化办公；党政机关；推行；计算机无纸化办公是与传统的有纸办公相对应的，是利用现代网络技术的传输功能，通过计算机来减少或者不用纸张，从而实现办公的自动化和无纸化。
无纸化办公不仅仅提高了工作效率减少了纸张的使用，还使工作流程和程序更加规范，所以，获得了社会的广泛认可和采用。
1概念办公自动化（Office Automation，简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。
而且叫法略有不同，在行政机关中，大都把办公自动化叫做电子政务，企事业单位就都叫OA，即办公自动化。
OA是基于工作流的概念，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，为科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的。
一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。
OA软件的核心应用是：流程审批、协同工作、公文管理（国企和政府机关）、沟通工具、文档管理、信息中心、项目管理、系统集成等。
OA的五大特性：①易用性；②健壮性：必须具备超大用户、高并发应用的稳定性；③开放性：能够与其它软件系统完成必要的关联性整合应用（现在市场上很多OA+ERP一体化的软件在运用）；④严密性：必须同时实现信息数据上的大集中与小独立的和谐统一（80%标准化+20%个性化的绝配）；⑤实用性：软件功能必须与管理实务紧密结合，还必须能适应企业管理发展的要求。
高校办公自动化电子文件归档的问题
１、要 把 握好 文 件 归档 的 条 件 第—， 必须是 已经办理 完毕的文件， 就是指完成 了文书处理程序 即 可归档保存了。第二， 有完整 、齐全的 电子文件相辅佐。 第三。 应该 必 须具有一定的保存价值 并 严格按照不 同的保管期 限分别归档。 分盒排
用的全程管理 。由于 电子文件 的记 录格式 、载 体形式 区别于纸质文 件， 电子文件与纸质档案也存在很大差别。它们不仅在外 型上 不同。 在 处理方法 、管理 内容上 也相 去甚远 ， 所以必须根据 电子文件的特殊性
交， 就是文件材料 归档的标志。 也是文件与档案材料在形式上的一种区
别。
前 言
随着社会信息化进程 的加快和现 代网络技术的发展． 越来越 多的 高校开始 实行办公 自动化 。在办 公 自动化 实行过 程中必将产生大量 电子文件 ． 并将成为新生成文件的主体。 电子文件是数字档案馆信 息 资源的重要来源， 是数宇档 案馆 管理的主要对 象。
（） ３着眼于全程管理。原来只在某一个时 间点上 完成 的特定环节， 在办 公自动化环 境中可能需要在一个连 续的时间段上持续 完成， 直至 跨越 电子 文件的整个生命周期 。归档 、鉴定 都不是一蹴 而就的环节：
保管单位 原有意义上的 “ ”不复存在。 将每份文件作为一个独立 卷 即，
来制定相 应的管理标 准。如 电子文件 的登 记标准 、命名标准 、归档 标准 、鉴 定标准 、收 集标准、防护标 准、安全标准 以及专利 维护等 等 。管 理标准可 以由高校档案部 门会 同网络技术 部门 、职 能部门等 共 同协 商制定， 并能使大 家都能接受 、遵 守。 ３、整 合学 校 内部 管理 机构 ， 强人 员培 训 ． 决好 电子 文件 加 解
OA系统常见问题解决措施
OA协同办公系统常见问题解决措施为解决公司多年来办公不规范、执行无痕迹、办理结果无反馈的问题,公司在2010年8月开始实施OA协同办公自动化系统，并在12月1日正式上线运行。
该系统的成功应用，基本实现水钢办公自动化、文档一体化；实现以流程为导向、以事找人的工作方式；从跨部门、跨地域的角度出发,解决公司在办文、办事、沟通、协作、共享的管理需求，实现整体协同办公.但是由于实施工期紧，任务重,所以后续培训工作只覆盖到系统管理员、关键用户、公司领导和秘书，其他人员由关键用户自行进行培训。
从现在使用情况看，培训工作没有落实到位，导致一部分使用人员对流程不熟悉，对常见问题不知道如何解决，因此使用OA协同办公系统存在着一定的障碍.现将主要存在的问题及解决办法归纳如下，以供参考.一、正文无法打开,提示报错.问题分析：原因1:运行OA系统需要多个第三方控件的支持， IE浏览器默认设置不支持这些控件的安装，因此登录系统后，控件自动安装失败,导致OA正文无法打开。
解决方法1：第一步登录OA系统，在OA系统中点击“综合资料库”—“OA系统相关资料"—“IE设置脚本”，弹出知识信息对话框；第二步在知识信息对话框中点击“ IE设置.vbs ”并下载，完毕后运行安装该程序，出现是否允许加入可信任站点时,选择允许；第三步如果您计算机安装了360安全卫士等软件，在运行“ IE设置.vbs "会出现提示对话框,请选择确定、允许、不处理等按钮。
解决方法2:第一步把OA系统的访问地址添加到IE浏览器的可信任站点；第二步在可信任站点自定义级别中设置所有选有选项为允许。
原因2：在计算机中同时安装了MS Office 和 WPS Office，导致OA系统在调用正文时产生混乱，导致正文无法打开。
解决方法：卸载WPS Office.原因3：发文单位文件拟稿时采用MS Office Word 2007，如果客户端安装的是MS Office Word 2003，应为低版本不能向上兼容，所以导致正文打不开。
第1章办公自动化概述
5. 管理信息系统的主要特点 以医院管理信息系统为例，该系统具有以下
特点： (1) 以业务信息系统为基础而建立。 (2) 管理信息系统是一个开放型的系统。 (3) 管理信息系统是人-机系统。
1.5 办公自动化系统
1.5.1 OA系统的开发 1. OA系统分析
OA系统分析是开发研制OA系统的第一个阶段， 其目的是建立一个明确、具体而又切实可行的系统， 即解决“做什么”的问题。其具体步骤如下：
(4) 利用数学方法和各种模型处理信息，以预测 未来并协助管理者科学地进行决策。
4. 管理信息系统的基本结构 (1) 入院登记管理子系统。 (2) 住院部药房管理系统。该部分分为药房、库 房、处方划价管理和药房取药管理两个部分。 (3) 住院记账管理子系统。 (4) 病人查询子系统。 (5) 病案管理子系统。 (6) 临床医技管理子系统。 (7) 临床医务管理子系统。
1) 管理信息系统是一个人-机系统 2) 管理信息系统是一个一体化的综合系统 3) 数据库是实现管理信息系统的重要基础 4) 管理信息系统使用数学模型分析数据
5) 管理信息的概念是发展的 各子系统一般所包含的功能及菜单应该由如下 内容组成 ● 数据录入 ● 数据维护； ● 数据查询； ● 数据统计及报表打印； ● 系统维护； ● 其他辅助功能； ● 帮助系统。
随着业务的发展、信息的交流，人们产生了集 成的要求，其中包括：
① 网络的集成： ② 应用程序的集成： ③ 数据的集成： ④ 界面的集成： (3) 网络化。 (4) 智能化。 (5) 多媒体化。
1.4 信息与管理信息系统
1.4.1 信息 一般认为，信息是关于客观事实的可通讯的
知识。这是因为以下三点： (1) 信息是客观世界各种事物的特征的反映，这
文档一体化管理有关问题的探讨
文档 一体化 管理 是指把 文书处 理 、档 案管 理相关 理论 、方法与现 代计 算机技 术高度 结 合，科学规 范地 组织和 管理 文件 、档案 的管 理模式 。
一
、
文件 、档 案 管理理 论 、方 法 与计 算机技 术 高
度 结 合 文 件 立 卷 归 档 工 作 既 是 文 书 处 理 工 作 的 终 结 ， 又 是档 案工作 的开始 。因为文 件是处 理各种 事 务而按照
２ 、运 用 灵 活 、 实用 性 强
规范 的形 式直接 形成 的具有法 定效 用的信 息记录 。档
案 是 指 过 去 和 现 在 的 国 家 机 构 、社 会 组 织 以及 个 人 从
事政 治 、军 事 、经 济 、科 学 、技术 、文化 等活 动直接 形 成 的对 国家和 社会 有 保存 价值 的各 种 文字 、 图表 、
试论办公自动化条件下的电子文件和电子档案管理
试论办公 自动化条件下的 电子文件河河务局 ； ． ２ 河南黄河河务局干部 学校 ）
档 案１ 作 的耨体 制 。要注 意发挥好 两个 积极性 。 时 向领导 提 供 服务 ， 可 以挖掘 整 理 党建 、 史 二 也 党 是起 主 导作用 的国家档 案馆积极 性 ； 是档 案 方 面 的资料 ， 二 编写对 社会 有价 值 的参考 资料 。在 主管 部 门 的积 极 性 ， 而 调 动 起 各 方 面 的 积 极 为领 导 决 策 服 务 中 ， 要 提 及 的 一 点 就 是 把 为 从 需 性 当前档 案 管 理 体 制 要努 力做 到 三 个 “ 体 “ 三 ” 一 三 农 服务 作 为 农 村 档 案工 作 的 重 点 ， 固行 巩 化” 管理 ： 是 文 档一 体 化 管 理 ， 工 作 重 点 前 政村 的建 档 工 作 ， 一 把 直接 为 农 村小 康 建设 服 务 ， 同 移至 文件形 成 阶段 。二是 同一 区域 内档 案 文 件 时还要 注意 加强 对土 地流转 档 案的管 理 ， 维护农 资料 的一体 化管理 ， 有效整 合档案 资源 。如 建立 村改 革发展 的成果 。 文档 中心 等机构 ， 为借 阅者提供方 便 。三是 企事 其次 ， 要做好 为社 会各 界 和人 民群 众 的服务 积极 为企 事业 单位 业单位 实行 档案 、 图书 、 报一体 化管 理 ， 分发 工作 。一要 为经 济建设 服务 ， 快 充 挥信 息 的整 体效 能 。 和各 类经济 组 织 提 供 所 需档 案 资 料 。二 要 为文 ３ ４ 关 于 科 技 创 新 ． 化建 设服 务 ， 过与 展览 馆 、 物馆 、 通 博 文化 馆及革 科技创 新是 实 现 档案 工作 跨 越 式 发展 的 主 命 历史 纪 念馆 合 作 ， 办各 类 展览 ， 举 强化 爱 国主 要 推动 力量 ， 发挥 现 代科 技 的作 用 ， 档 案 部 门 义 、 体 主义 及 革命 传 统 教育 ， 人 民群众 了解 是 集 让 中华 民族 的悠 久历史 ， 略人 类文 明 精 华 。三 领 和 档案： 作 者 义不容 辞 的责 任 。当今任务 ， ［ 就是 方便 群众 利用 档案 。如 要加快信息化步伐 ， 以此 来 推 动 档 案 的基 础 工 要 定期 为社会 开放 档案 ， 作 ， 传 统 的档 案 保 管 中心 转 变 为档 案信 息 中 可 结合 当前政 务 公 开 ， 人 民群 众提 供 政 策 、 使 为 法 心 。在信 息化 、 网络 化 日益 普及 的今 天 ， 当政 府 律 文件 、 满足 人 民群众 对档案 的需 求 。四要及 时 各 部 门的网络 建设 、 办公 自动化 系统达 到一定 规 与相关部 门联 合建 档 ， 实现双 方合 作共赢 。如与 模 后 ， 建立 电子文 件 数据 中心 ， 立 数字 档 案 卫生 部 门联 合 ， 建社 区卫 生保 障 档 案 ； 要 成 共 与公 安 馆或数 字化 档案信 息保管利 用 中心 ， 群众提 供 纪检部 门联 合共建 社 区治安 廉政 档案 ； 为 与文 化科 共建 社 区文化科 技 档案等 。 网上信 息服务 。有 条件 的地方 ， 加快 档案科 技 技部 门联合 ， 应 成果 的转 化 和 推广 应 用 ， 提高 利用 的科技 含 量 。 最后 ， 还要 注意开 辟档 案工 作新途 径 。在对 要 组织 力量 、 加大投 入 ， 与科研 单位合 作 ， 或 或与 外服 务 中 ， 档案 部 门要 建 立 档 案寄 存 中 心 、 案 档 高等 院校 、 业合 作 ， 助 “ 企 借 外力 ”， 现 科 技 创 信息 检 索 中心 、 案 事务 所 、 案 咨询 服 务 中心 实 档 档 新 。要 注意 建立社 会化 的科技 成果评 价体 系 ， 从 及档 案专 营服务 部等 。在 为机关 服务 中 ， 可建立 推Ｊ 应用人 手 ， 促使 其 向产业 化发展 。 档 案 目录 中心 ， 现行 文件 阅 览 中心 ， 关档 案管 机 ３ ５ 关于档案服 务 工作创新 、 ． 理 中心 等机构 。总之 ， 不断拓 展档 案服 务的新 要 并在 拓 展 新领 域 过程 中 ， 索档 案 服 务 的 探 档案部 门 ， 是 服 务部 门 ， 务 永 远是 第 一 领 域 ， 就 服 位 的 。现 在 的档 案工 作就是 以人 为本 ， 积极 做 好 新 机制 。 当前 档 案 服务 工 作 要 注 意做 到 以下两 一是 工作需 要什 么服 务 ， 提供 什么 服务 ， 就 工 为 各 级 领 导 决 策 服务 ， 广 大 人 民群众 服务 工 点 ： 为 作 。首 先 ， 紧紧 围绕 党 和 政府 工 作 的 大局 ， 要 及 作 覆盖 到哪里 ， 案工作 就做 到 哪里 。如 当前要 档 时、 准确 、 效 地 为领 导 提 供 所 需 的 档 案 资 料 。 做 好各类 民营企业 档案 、 有 信用 档案 、 区档案等 ， 社 要 围绕一 个 时期 的中心工作 展开 服务 ， 这就要 求 实现档 案工作 的社 会化 。二 是在 丰富馆 藏 、 化 优 每 个档 案 １ 作 者 要熟 悉 本 地 区 、 部 门在 科技 、 结构 中 ， 注意 突出特 点 ， 本 要 打造地 方特 色精 品 ， 如 名 民俗 、 胜 古迹 档 案 ， 地 名 为 农业 、 产资 源 、 市变 迁 、 保 、 文 、 质 、 矿 城 环 水 地 企 收集 地方 名 人 、 产 、 业改制 、 重点 项 目建 设 等诸 多 方面 档 案信 息 ， 随 方社 会经济 服务 。
文档一体化管理系统在档案工作中的应用
随着办公自动化管理系统的推广，档案工作从传统的纸 质立“卷”归档向信息化按“件”归档的方式转变，使文件处理 和档案管理成为一个连续的自动过程。文件在形成、处理中 的运转均通过系统完成，文件自产生起，系统就对其编号，在 文件完成的过程中，可以同时完成档案分类、立卷（ 虚拟卷 号） 等工作，文件的编目、检索、著录、标引工作都可以一体完 成，打破了文书管 理 与 档 案 管 理 的 界 限，使 两 者 有 效 地 结 合 起来，把文件材料 到 档 案 的 转 变 过 程 变 为 一 个 连 贯 、统 一 的 过程，实现文书运转的高效率和档案管理的高质量。文档一 体化利用管理系统将公文处理与档案管理相结合，充分利用 文书处理过 程 中 形 成 的 数 据 信 息，避 免 档 案 部 门 的 重 复 劳 动，使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文
（ 四） 注重培养新型的电子档案管理人才。人才资源是 第一资源，把培养和造就一流的电子档案管理人员队伍作为 管理的中心任务来抓，建立良好的可持续发展的人才培养制 度。制定培养人 才、激 励 人 才、开 发 人 才、使 用 人 才、服 务 人 才一系列制度，把人才能力建设纳入制度化的轨道； 创造良 好的事业发展环 境，支 持 和 鼓 励 档 案 管 理 人 员 多 形 式、多 渠 道参与终身学习，提 高 工 作 能 力，以 适 应 不 断 变 化 的 电 子 信 息产品； 更好地使电子档案的各项工作不断创新，在管理上 取得长足发展。
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办公自动化与文档一体化
摘 要：信息技术的发展引发了办公领域里的一场革命，使人们从靠纸张传递信息发展到全
新的网络信息时代，办公自动化(OA)技术的发展与应用，使文档工作一体化得以实现。
关键词：OA；文档；发展与实现
信息化社会的形成和微电子技术日新月异的发展，对落后低效的办公手段提出了挑战，
如何运用办公自动化的手段来提高文档工作的效率和管理水平，实现文档一体化，以适应现
代社会发展的需要，是摆在当前的一项紧迫任务。
1 办公自动化的由来
办公自动化(OFFICE AUTOMATION 简称OA)一词始见于1948年，它是数据处理
的同义词，60年代作为办公自动化的核心设备文字处理机问世，到1972年，美国
LEXITRON公司制成电视显示式文字处理机，开始获得广泛使用，由秘书、文书和专业人
员操作使用不同功能的自动化设备，进行各类文件的草拟、编辑、检索以及各类信息的收集、
传递和存贮。
办公自动化是信息革命的产物，世界先进国家，70年代，OA系统只具有电子邮件、
电子报表、电子文件、电视会议、多功能电话系统、数字通信交换设备、传真设备等多功能
大量的新型办公设备。80年代，随着局部网络技术和远程通信技术的发展，办公自动化又
向系统化、标准化、结构化、网络化、综合化的方向发展。90年代，综合业务数字网(ISDN)
开始使用，办公自动化采用高频带局部地区网(LAN)得到普及。办公自动化发展涉及两个重
要内容： OA所提供的功能(即应用)，以及实现这些功能的手段和环境(即OA使用的工作
站)。OA的应用有两大革新，即复合式文档以及计算机支持的群体工作(CSCW)，复合式
文档包括编辑、图像、数据库、电子表格、声音以及图像处理等多种功能，复合式文档的管
理(存储，检索，控制和分配)又将促进OA的组成工作方式，5-10个工作站都可接到带有
光盘的服务器上，从而促进面向目标数据库和关于数据库管理系统的结合。这些技术把OA
从靠纸张传递信息的时代发展到全电子信息传递的时代。
办公自动化是一个以计算机和现代化通信技术为核心，由其他办公设备相配套而构成的
综合性现代技术系统。办公自动化是一个以信息生成、存贮、利用为主要内容的信息处理系
统。办公自动化是一个以办公室为环境，以办公人员为主体，以提高效能服务为目标的人机
结合的科学管理系统。
中国党和政府十分重视现代化技术的应用和发展，党的十一届三中全会以后，中国紧跟
世界现代化发展的步伐，提出改革开放，加快国民经济发展的战略目标。邓小平同志曾在
1984年题词：“开发信息资源，服务四化建设”。江泽民总书记指出：“振兴我国经济，电
子信息技术是一种有效的倍增器，是实现能够发挥作用最大，渗透性最强的新技术”。
2 办公自动化技术在文档中的应用
文书处理工作手段的现代化是贯穿于整个办公自动化系统的中心内容，以纸质、手工为
主体的传统办公方式，越来越受到以计算机为主体的新技术的冲击，在最低层次的办公系统
中，需要具有文件的生成、登录、办理、立卷、归档、存贮、检索等自动化功能。更高层次
的办公自动化系统应具有对包括文件在内的办公信息提取、筛选、分析、综合以及传递等自
动化功能。这些功能使办公自动化系统具有对整个组织结构、业务活动的管理控制功能。
最高层次的办公自动化系统具有决策支持功能，要实现决策支持功能，就需使具有包括
文件在内的所有办公信息的处理能够为决策服务，即具有自动化的决策信息准备、反馈信息
的提取、处理、决策方案的提供、优化等功能。办公自动化在文档中的应用，其发展目标是
实现具有决策支持功能、管理控制功能和事务处理三项功能齐备的办公自动化系统。
近年来，办公自动化在文档中的应用发展很快，其基本技术工作有：文字处理、数据处
理、报表处理、语音处理、图形处理、网络通信等。
应用的文档办公自动化设备主要有：计算机、文字处理机、光符识别机、汉字输入、用
户电报、多功能电话、传真机、复印机、一体机等设备。
实现办公自动化，不仅需要购置硬件还要有与之相配的“软设备”，软件必须具备：①系
统设计的合理性和先进性。②系统功能的实用性与完善性。③软件的通用性、可移植性。④
软件的安全性和可维护性。⑤系统操作的简便性和易学性。⑥主要技术指标的考察，有：倒
排档、顺排档、复合项模糊检索等。
计算机在文档中的应用主要有以下几点。①文字处理。②收文登录和检索。③公文的跟
踪催办。④发文管理，对各类文件进行发放、户头登记、签收等。⑤综合统计。⑥与通信设
备连接进行远距离文件传送。⑦与印刷设备相配套，进行排版印刷。⑧建立各类数据库，为
领导和办公人员提供资料服务。⑨对文件分类、组卷、编制案卷目录、各类检索工具。⑩增
加刻录设备就可用光盘永久存贮各类信息资源。
3 办公自动化、文档一体化的前景展望
根据中国目前办公自动化发展的水平和趋势，办公自动化在文档管理的中应用越来越趋
向于：
3.1 设备的配套化
从文档办公自动化的应用实践来看，计算机与其他OA设备的组合配套成了一种客观需
要，如：在计算机应用初期，尽管软件设计赋予计算机各种功能，但由于没有相应的硬件配
套，实际上只是用于文字处理，为办公人员草拟、修改、编辑文稿、打印清样提供了方便。
当配置一套简易照排、印刷、刻录等设备，就可将计算机文字处理的有关信息印制各种信息
资料，还可刻在光盘上永久保存，改变了重复劳动，提高了工作效率，这说明计算机功能是
多维的，客观上要求与其他设备相配套，否则，计算机的许多功能就会处于空置状态。
3.2 信息的网络化
办公自动化讲究“规模效益”，它的“规模效益”主要不在于其设备的规模，而在于信息网
络化程度的高低。一般来说，在同等的设备条件下，其网络程度越高效益就越大，办公自动
化的网络效益主要体现在：
(1)通信效益。计算机联网，为网内通信提供了方便，特别是远程通讯技术的应用，信
息的传递，增强了计算机远程信息处理功能。还获得了一地排版，多地印刷的经济效益。
(2)综合效益，即网内各工作站构成了众多的信息通道，丰富了信息资源，同时增强了
计算机综合处理信息的能力。
(3)服务效益，网络范围越大网内的信息传输面就越广，所存贮的信息就能为更多的用
户服务，随着远程通讯技术的发展和应用，以最大限度地共享外部设备和信息资源。
3.3 应用的标准化
办公自动化应用的发展，在很大程度上取决于计算机应用软件的标准化，目前人们在
着手建立计算机应用系统时，往往注重于对计算机硬件的选择和软件系统的人机界面，容易
忽视应用过程中的标准化问题，即使在一个单位内也不注意此系统与彼系统相关信息的连接，
文书、业务和档案没有统一规划，各类信息缺乏通用性，给信息资源交换和共享带来一定的
困难，同时数据的重复输入，也造成人力、物力的浪费。随着计算机网络的拓展和性能的通
用性，将让人们认识到标准化问题的重要，办公自动化在文档工作应用中迫切需要解决标准
化问题有：
(1)文件格式标准化。包括各类公文的体例标准，特别是文种的语言表述标准，有关词、
概念、术语的标准。
(2)文档处理的标准化。包括文件的传递、运行、行文规则、文件著录、主题词标引、
归档工作制度以及操作标准等。
(3)应用软件的标准化。包括软件的编程语言、接口制式、数据库结构、限长、功能设
置、输入、输出格式等标准。
3.4 管理一体化
根据文档的形成规律，文书是档案的来源，档案是文书的归宿，文书处理和档案工作是
一个紧密联系，相辅相成的统一体。在没有先进技术来保障两者的紧密联系的情况下，实际
工作中存在着难以克服的矛盾，文书、业务忙于眼前，工作缺乏条理性，档案对前期心中无
数，工作较被动。随着计算机的出现和网络通讯技术的应用，一方面为增强文档工作系统化
提供了物质条件，另一方面计算机应用发展本身也有在更大范围内实现资源共享，文书、业
务工作中形成的信息可在档案管理中应用，实现了一次输入多次提取的全过程管理和全文管
理工作。为实现文档一体化奠定了基础，它将减少重复劳动，大大提高工作效率。因此，文
档一体化将成为办公自动化发展的一大趋势。
4 文档一体化已发展成办公自动化的一大趋势
目前，计算机已从科研院所、大中型企业，走近了平常百姓家，INTERANET遍及世界
各地，中国艺术研究院办公自动化工作，早在10前，在院各级领导的支持帮助下，曾先后
开发研制了图书、档案、财务等管理软件，用于各项管理工作，受到上级领导的肯定，有两
项曾获文化部科技进步奖。
近年来，院领导更是重视，不但建立院办公自动化局域网，还开通了中国非物质文化遗
产网站，为院办公自动化，全国乃至世界的文化信息交流提供了有力的平台。
院所属各单位，目前，在网上能够用计算机进行文字草拟、修改、打印清样。文件登录、
检索、跟踪催办、综合统计、远距离传递、分类、编目、数据管理等，用科学的方法将无序
的信息，进行加工整理，组成有序的，方便存贮和利用的艺术科研共享信息