第三章 商务电报(2003格式)
《国际商务函电双语教程》chapter 3
BACKGROUND INFORMATION
Letter of Inquiry
Simultaneously, you also need to comply with the following principles: Before sending inquiry, you need to consider to which you will send inquiries, and how many inquiries you will send in the same regions. After that, you choose carefully several companies instead of all of them, which can avoid suppliers raising the price owning to the thought of you are eager to get products; Express detailed requests but not promise to buy;
Tell any information as much as you can in order to let the supplier know what part he or she can help you.
In order to let the reader get the main point of your letter, you can write the name of product in the subject line, when inquiring.
BACKGROUND INFORMATION
Inquiry
商务函电lesson 1 2 3
Unit 1Establishing Business Relations建立业务关系背景介绍写信人通过如广播、电视、报纸、他人介绍、商务参赞处、交易会等渠道得知潜在交易人的名称、地址，了解到一点有关对方的经营范围，购买意图，写信给对方希望建立业务关系，同时介绍一下自己的购买意图、经营范围，表达与对方合作的希望与要求。
写作要点及要求这类信函通常包括：开头：1）说明自己的消息来源;2) 表达建立业务关系的希望;正文：3) 自我介绍：包括自己公司，经营范围等；4) 介绍公司资信情况：5）表达要求;结尾：6) 期望；此部分其实是客套话，一般是表示希望对方早日回信，听到对方的好消息等。
回信要点：同意建立业务关系的回信：开头：1）收到来信：2）表示愿意建立业务关系；正文：3）对对方信中提及的要求或问题给予答复；4）做自我介绍；结尾：5）期望：可以做生意，或收到具体询盘。
不能与之建立业务关系的回信：开头：1）收到来信；正文：2）很遗憾不能建立业务关系；3）详细说明原因；结尾：4）期望：以后合作的机会，或再次表示道歉。
每封信件的具体内容会有变化，需要根据实际情况加以调整。
Lesson 1 Importer’s Self-introductionII. Main points of the letter(信件要点)Specimen 1a. source of information and intensionb. self- introduction and detailed requirementsc. expectation of early replySpecimen 2a. receipt of letter and agreement to the wishesb. self-introduction and detailed business itemsc. sending of catalogue and pricelistd. expectation of a specific enquiry.III. Chinese V ersion(译文)信件一麦克唐那和伊万有限公司美国纽约劳顿大街58号福建鞋业进出口公司中国福建福州保定大街45号送交：销售部吴刚先生敬启者:我们从伏特公司得知贵司商号与地址，特此来函，希望能同贵司发展商务关系。
商务英语第三章
Chapter 4 Iquiry, Quotation and Counter-offerReview and lead-in (10 min)T asks Ss:How to write a letter of establishing import and export business relations ? What are the main parts of this kind of letter? What should we do after establishing business relations ?I. INQUIRY1. Definition（25 min ）询盘（inquiry）也叫询价，是指交易的一方准备购买或出售某种商品，向对方询问买卖该商品的有关交易条件。
询盘的内容可涉及：价格、规格、品质、数量、包装、装运以及索取样品等，而多数只是询问价格。
所以，业务上常把询盘称作询价。
询盘不是每笔交易必经的程序，如交易双方彼此都了解情况，不需要向对方探询成交条件或交易的可能性，则不必使用询盘，可直接向对方发盘。
询盘可采用口头或书面形式。
一般询盘是进口人为了了解情况向出口人索取需要的商品、目录本、价格单、样本、样品等。
具体询盘是指进口人想买某种商品，并就指定商品要求出口人报价。
2. Word usage (25 min.)Inquiry n. 通常用make inquiries 表示询问，很少用单数。
指具体商品时，通常用介词for，指一般情况时，通常用介词about. Enquiry和inquiry只是拼法不同，没有什么区别。
Eg. we w ill make inquiriews about the business possibilities of this new product.我们将调查一下你方这种新产品的销售可能性。
We w ill make inquiries at the shipping company regarding the reason for the delay of the vessel.我们将向轮船公司询问此轮迟误的原因。
电报报告格式
2.7抵港报(InformationwhenarrivingEndofSeapassage)船舶抵港抛锚立即发送。
备注：1.EOS：EndOfSeaPassage2.“ZA”栏要求填报整个航程中主机和辅机的燃油耗量，不包括加温与保温，洗舱和惰化的燃油消耗。
3.“ZB”栏要求填报加温与保温的时间与耗量，以及仅用于加温的时间与耗量和仅用于保温的耗量。
例如：ZB：Totol221/49MT228Hrs,85/20heatupto135degF(48hrs)136/29maintainingat135DegF4．“ZC”栏要求填报用于洗舱、惰化等其他情况的时间及燃油消耗，包括按公司要求控制速度的时间、航程以及耗量。
例如：ZC：Officeorderedslowsteaming:32hrs,220miles,26IFO,2MDOInerting:2.3IFO，nootherconsumption.5.“ZD”栏要求填报恶劣天气或航速受限时的相关信息，包括在此期间的时间、航程和耗量。
例如：ZC：A.Badweather:72hours,864miles,90IFO,3MDO.B.38hoursdrifting,4IFO，5MDO.2.8靠泊报（Informationwhenalongside）船舶一经靠泊完毕,船长办妥手续后立即发送靠泊报。
ETC:DateandTimewhenloadingordischargeisestimatedtoCompleteETS:DateandTimewhenvesselisexpectedtoSailfromtheberth2.9离港报（InformationUponDeparture）船舶一经离泊开航立即发送。
DOP:DateandTimewhendropoutwardpilot2.10航行正午报（Informationwhenatsea）当船舶某一航次的航行时间超过24小时，船长必须在每日的当地时间1200时发送船位报给公司。
函电1-3章
Example: 12 September, 2008.
Inside name and address
The inside name and address should include some or all parts of the following: the name of the recipient, the department name, company name, suite or room number, street address, city, postcode, state/province and country. Of all these parts, postcode is very important, it helps to facilitate mechanical mail-sorting. The inside name and address appears on the left margin and usually starts two to four lines below the date. It appears exactly the same way as on the envelope.
The Essentials of Business Letter Writing
The Structure of business letters
1.2 Writing guide
The Formats of a business letter
The Format of envelopes
1.2.1 The Essentials of Business Letter Writing ——7 “Cs” principles
1.2.2 The Structure of business letters
商务英语函电1-3章
1.China National Cereals, Oils and Foodstuffs Imp & Exp Corp. 8 Jianguomen Nei Dajie Beijing 10005, China Telephone: 86-10-6526-8888 Fax: 86-10-6527-6028 E-mail: carl@ 8.Our Ref. Your Ref.
13. P.S. We require payment by L/C for a total value not exceeding USD50,000.
2.Date: 15th November, 20-3.Messrs H. Ronald & Co. 556 Eastcheap London, E.C. 3, England 9.Attention: Import Dept. 4.Dear Sirs, 10.Aquatic Products 5.We thank you for your enquiry of 5 November. In compliance with your request, we are sending you herewith a copy of our illustrated catalogue and a quotation sheet for your reference. All prices are subject to our confirmation for our aquatic products have been selling well this season. Therefore, we would suggest that you advise us by a fax in case of interest. We await your early favorable reply. 6.Yours truly, 7. China National Cereals, Oils and Foodstuffs Imp & Exp Corp. Sig. _______________ (Manager) 11.Enclosures our Shanghai Branch Office 13.P.S. We require payment by L/C for a total value not exceeding USD50,000.
党政机关公文格式(新)
行政公文格式训练
2014年3月13日，安徽省人民政府对1949年以来的 上百份规范类文件进行了清理，应予废止的将近 50份， 请代安徽省人民政府拟写一份通知，作为该年度的第 3号文件告知相关部门。要求写出： 1.发文机关标识 2.发文字号 3.标题 4.主送机关 5.成文日期（印章） 6.抄送机关
回行时要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，
标题排列应使用梯形或菱形，不应使用上下长度一样的长方 形或上下长、中间短的沙漏形。
公文格式训练重点三：主送机关
直属上级 直属下级 不相隶属
直接面向社会发布的普发性 公文无主送机关
国务院常用的主送机关
各省、自治区、直辖市人民政府，国务院 各部委、各直属机构：
5.纪要式公文
纪要适用于记载会议 主要情况和议定事项。 各级党政机关办公会 和专题会讨论议定的 事项都是本机关的决 策事项，要以纪要的 形式印发公文，作为 指导开展工作的依据。
党政机关公文格式学习（二）公文用纸
1. 纸张定量为60g/
㎡～80g/㎡的胶版印刷 纸或复印纸。纸张白度 80%～90%，横向耐折度 ≥15次，不透明度 ≥85%，pH值为7.5～ 9.5。 2.大小：A4；各要素一 般用3号仿宋、每页22 行，每行排28个字 双面印刷、左侧装订。
公文格式训练一：主体部分
附件
图表、名单、规定等
与正文具有同等效力。
附件名称后不加标点符号。
联合行文
成文日期
是公文的生效时间，是党政机关公文生效的重要
标志。
主体部分训练重点：公文标题
《中国银行关于发现伪造人民币的通报》
发文机关
主要内容
文种
第三章 E DI商务
案例之三 上海海关通关业务EDI应用 上海海关通关业务发展过程： 1985年~1989年：计算机作辅助处理，手工与计算机 并行，提高工作效率 1990年~1994年：彻底摆脱手工作业的局面， 但不能不标准化（EDI） 1995年~1999年：EDP发展成了EDI系统， 标准化，全面实现无纸作业 思考题： 1．EDI在对外贸易中有哪些应用? 2．你从上海海关通关业务中得到什么启示？
97-11-15 上海 纸箱 2,803.00 箱 毛 33,600.00 千克 报验重量 净 28,030.00 千克 568,164.80 巴基斯坦 4,500,000.00 输往国别或地区 3300/02202 检验依据 GB 标记及号码： N/M
单位地址：四川北路 525 号 发货人 受货人 商品名称规格
（中文）上海市食品进出口公司 （译文） （中文）冻烤鳗 （译文）Frozen Roasted Eel 16041900 商品出口总值 US＄ 商品收购总值 RMB 97-11-10 慈溪 卫生注册/许可证
HS 编码 预约工作日期 货物存放地点 特殊要求： 请在商检证书上注明 3300/02202 编号，已采 取了防止残留的同时请注明生产厂名称地址及 收货人、数量及箱数 需商检证单 名称： 品质 随附单据 HS 编码 16041900
3.1 概述
3.1.1 EDI的发展概况 1 国外EDI发展概况 20世纪60年代，平均每做成一笔生意需要30份纸面 单证，而全世界每年做成的贸易不下亿笔，因贸易
活动而产生的纸面文件数以十亿计
用纸面定单订货做成一笔生意平均需要55美元，用 EDI订货只需27美元 1997年7月1日，美国克林顿政府开始采用EDI方式 进行政府采购
《电子商务概论》(第三版)教学课件 第三章 电子商务技术基础
3.电子公告栏（BBS）
BBS即“电子布告栏系统”，最初是为了通过电话 线远程传送文件和信息，后来发展到讨论区、信件 区、聊天区、文件共享区等多种服务领域。
目前各类BBS的主要功能有：
（1）选择阅读感兴趣的专业组和讨论组内的信息； （2）定期检查是否有新消息发布并选择阅读； （3）用户可在站点内发布消息或文章供他人查询； （4）用户可就站点内他人的消息或文章进行评论； （5）免费软件的获取，文件传输； （6）同一站点内的用户互通电子邮件，实时对话。
中国四大互联网
•中国公用计算机互联网（CHINANET），1994年由原邮 电部投资开始建设，1995年分别在北京和上海开通 256Kbps和64 Kbps，为公众提供Internet服务。当前它 的发展速度很快，覆盖面和出口线路的速率有极大的发 展，是国内资源的大众媒介。
•中国金桥信息网（CHINAGBN），1996年正式开通国际 互联网，该网以卫星为媒介，集中在以ATM技术为基础 的骨干网和接入网的建设，并使之成为宽带综合业务 信息网在全国范围提供商业性的经营服务，向公众提 供更多的接入、增值、多媒体和数据库服务。
电子商务概论
第三章 电子商务技术基础
学习目标
1.了解Internet技术。 接入技
虚拟商场
CA中心 G
Internet
呼叫中心
企业
支付网关 银行
政府 Internet 电子商务系统总体结构
第一节 Internet技术
因特网的起源与发展
TCP协议是传输控制协议，它向应用程序提供可靠 通信连接。
IP协议是国际网络协议，确定数据传输的路径，提 供了能适应各种各样网络硬件的灵活性。
国际商务英语函电
Chapter ILayout of Business letter商业书信的撰写是一项基本的商业活动。
尽管电话、传真、电子邮件、电传等电子通讯已广泛使用，商业信函仍然是重要的联络方式之一，而且其他联络方式的撰写往往也是基于信函。
因此，我们必须认真对待商业书信的写作。
翻译商业书信前，必须弄清书信的结构与格式。
一.商业英语书信的结构1.标准部分一封商业书信，应包括以下几部分内容：1）信头（Letterhead）：包括发信人公司的名称、地址、传真或电话号码。
2）写信日期（Date）：写信的年、月、日。
3）封内地址（Inside Address）：收信人的公司名称和地址。
4）称呼（Salutation）：对收信人的尊称。
5）正文（Body of the Letter）6）结束敬语（Complimentary Close）：书信结束的礼貌用语。
7）签名（Signature）：写信人的署名。
2.特别部分（写信时可根据具体情况增减）8）参考编号（Reference Number）：为了便于存档分类而编的号。
9）经办人名称（Attention Line）：希望收信商号将信速交经办部门办理。
10）事由、标题（Subject Line）：使信的基本内容或目的一目了然。
11）抄送（Carbon Copy），简写为(C/C)：将信抄送给有关部门的标记。
12）附件（Enclosure）：注明随信所附的样品、样品本、价目单等。
13）再启（Postscript）：信写完后，如果想起还有要紧的话要说，可在信末加.,引出补述的话。
二.商业英语书信的格式1.缩行式（Indented Style）缩行式信函的特点：1）信头和封内地址每逢换行时，下一行要比上一行往右缩进2－3个字母的位置；2）日期放在信纸的右上端，签名放在中间偏右下方；3）每一段的第一行都从左边空白边缘往右缩进3－5个字母的位置；4）段落之间要空1－2行。
2.齐头式或平头式（Block Style）齐头式信函的特点：1）日期放在信纸的左上端与每行取齐。