解决问题的四个步骤

目錄壹、導言 1 貳、解決問題的四個步驟 2 參、會議？會談？ 3 肆、會議的功能 5 伍、會議的種類 6 陸、會議的準備7 柒、議事的要領9 捌、開會的額數10 玖如何發言11 拾、何謂動議12 拾壹、獨立存在的主動議13 拾貳、附屬於主動議的附屬動議15 拾參、會議中隨機發生的偶發動議17 拾肆、討論原則19 拾伍、表決方式20 拾陸、記錄守則22 拾柒、主席應有的氣勢23 拾捌、參與人應有的表現24 拾玖、參與會議的謀略25 貳拾、會議的省思27附錄29導言－會議與民主一、傳統：打人頭的霸權社會（一言堂）二、現代：數人頭的民主社會１．民權行使的原則．多數決定．尊重少數．法律至上．人民法律下的自由．政府權力的限制．協調政治２．民權行使的目的．團結人心，糾合群力．訓練守法精神，培養法律至上的觀念３．尋求解決問題的方法，唯有討論．不斷的協議．自由交換意見４．會議成為民主社會的重要產物．集會是執行民權的第一步．是為了解決問題而產生．民主並不能消除不同的意見，反鼓勵大家提出不同意見，使是非真理愈辯而愈明，使少數服從多數，行動歸於一致。

貳、解決問題的四個步驟一、發生了什麼事？二、造成狀況的原因有那些？三、有那可能的解決辦法？四、最好的解決辦法是什麼？參、會議？會談？一、會議－１．三人以上２．一定規則３．研究事理，經提案、討論、表決，達成決議，解決問題二、會談－１．人數不拘２．無所規則３．漫漫討論，無須決議三、開會１、「開」的意義．召開．開放－言論開放、思想開放、胸襟開放２、目的．會而能議．議而能決．決而能行．行而能實３、處理事務三步驟．動議．討論．表決四、一般會議常見的現象1．與會人員常起衝突2．墨守成規的氣氛，扼殺創意及高見3．不願發表意見，唯恐有負面評價4．聚在一起開聊取樂，花在正事討論少之又少5．主管級大頭們通告會眾肆、會議的功能一、對組織１．彙集資源及智能２．互相激勵增進共識３．分工合作相互支援４．集思廣益解決問題二、對個人１．資料溝通２．印象製造３．人物觀察４．靈感激發５．構想預試６．人情培養７．聲勢運用８．決策左右伍、會議的種類一、臨時會議為應付特殊事件而召集的二、委員會議１．受團體的委託，以審查指定事件２．可分常態編組、任務（臨時）編組三、永久集會有固定的目的為處理其經常事務而召開的四、決策性會議所決議的事項，有權力性的約束五、建議性會議所會商的結論，僅提供高級會議參考陸、會議的準備一、會議六問及準備工作１．釐訂會議主題──Why．為什麼開會？．有那些議題？．會議目標是什麼？．為什麼選擇這種會議？２．會議時間的安排──When．何時開會？．會議該進行多久？３．會議程序的擬定──How．如何進行？．會議內容為何？．是否要作決策？．是否需事先做協調工作？４．會議資料的準備──What．會議討論範圍為何？．相關法令規章可有？５．議場的佈置──Where．在何處開會？．人數？交通？光線？氣氛？６．會議的召集及記錄──Who〃誰該出席會議？．誰主持？．誰記錄？二、會議通知１．信函式２．表格式３．通知內容．受文者．會議名稱、事由．會議時間（包括日期）．會議地點．主持人、出席人、列席人．會議程序．發文單位、日期．備註柒、議事的要領一、開會額數需要多少人出席才可以召開會議二、如何發言分口頭發言、書面發言三、何謂動議對於事務處理的提案四、討論原則如何討論才叫足夠五、表決方式何種方式、額數算是通過議案六、記錄守則如何製作唱作俱佳的實況報導捌、開會的額數（定額）一、一般會議以應到人數之過半數參加，即可開會二、永久之集會或重大會議可自行規定其開會額數三、臨時集會原無定額，無論到會人數多少，都可開會四、特殊狀況會議中，有人離席，漸不足開會額數，若無人提出異議，會議仍可繼續，且決議亦可生效；反之，如有人提出額數問題，主席應立即宣佈停止討論，清點人數，如不足額則宣佈散會。

玖、如何發言一、口頭發言１．先取得發言地位始可發言２．舉手口呼主席，經主席認可後，始得發言３．「權宜問題」「秩序問題」「申訴動議」無須取得言地位，並可間斷他人發言，因為四項狀況事出突然，可能影響會議進行，因此急於解決。

二、書面發言１〃出席人將要點以書面提請主席宣讀２．依序交記錄或秘書人員代為宣讀拾、何謂動議一、動議即是對事務處分的提案１．凡會員想在會議中提出一個問題來討論，或獻一種意見，希望會眾採納，必須以正式動議的方式提出２．需經出席人一人以上之附議，動議始得成立３．附議（贊同討論該動議，非贊成該動議之意見）．等於書面提案內的連署．動議至少要有二人有興趣，始可付眾討論，否則豈不浪費時間二、動議可分為－１．主動議２．附屬動議３．偶發動議拾壹、獨立存在的主動議一、一般主動議主動議在場討論、表決時，不得再提另一主動議；如經提出，即為不合會議秩序，主席應不予接述。

二、特別主動議１〃復議動議．一動議經表決後，覺決定不妥，必須重加考慮、討論，再行決定。

．限制：（１）須於同一次會議或下一次會期中提出，過期即不得再提。

（２）在同次會議中任何人皆可提，出在下次會議中只有表決勝利的人才可提出。

（３）表決結果業已執行，難挽回者，不得復議。

（４）可用其他方法達到目的時，不可用復議。

２．取消動動直接將表決的案取消，不復再議３．抽出動議．抽出是與擱置相對的動議，將已被擱置的議案回復討論。

．限制：抽出時效通常以本會期及下次會期為限，超過下次會期仍不抽出，擱置原議即於打銷。

４．預定議程．動議某一議案預定於某日、某次、某時會議中討論。

．某日、某次會議為普通議程預定；某時會議為特別議程預定，三分之二贊成始為可決。

拾貳、附屬於主動議的附屬動議一、附屬動議的特性１．為改變主動議內容或處理方式而提２．其優先順序為散、擱、停、延、付、修、無，並優先於主動議而討論。

３．散、擱、停，無須討論即付表決；此三種動屬於會員是否繼續開會或繼續討論之意向測驗，故不須討論。

４．延、付、修、無，須討論，始得表決；此四種須經討論，始能決定出其個別處理方式如何。

二、散會動議（休息動議）１．為最高級的附屬動議２．不得討論、打銷、修正、付委、延期、擱置、復議，應立付表決。

３．在下列情況時不得提出散會動議－．在其他會員取得發言地位．在進行表決時．在已表決停止討論時４．散會動議表決前先決定下次會議之召開５．有條件的散會動議不是附屬動議，為一普通主動議，可以討論。

三、擱置動議（與抽出動議為相對動議）１．擱置的目的即為緩議，不經討論立付表決。

２．擱置案必須將原案及在場的付屬動議一併記錄歸檔，以免抽出時有所掛漏。

３．主動議及修正案一併擱置，抽出時仍從修正案討論起。

四、停止討論動議１．不必討論立付表決。

２．表決須三分之二為可決。

五、延期討論動議１．延期至一定時刻為特別日程，須三分之二通過。

２．延期至一定日期為普通日程，須過半數通過。

３．延期至一定會議。

六、付委動議１．委員人數（單數為佳）及委員產生方式。

２．委員會的形成與付委動議有密不可分的關係。

３．委員會的討論，可以談話方式進行。

七、修正動議１．修正的方式有加入、刪除、代入。

２．加入不否定詞的修正，應予制止。

３．修正案可有兩級，不可有第三修正案。

４．修正後的主動議仍須表決。

５．修正特例〃填空方式，如數字、日期，由會員盡量提出依次排列。

．指名方式，如提名候選人，其法如填空。

．原提案人的接受，如無人反對，修正即成為原案的一部分，不必表決。

八、無期延期動議１．對於一動議認為沒有討論的價值，或某議案討論足以引起其他不良的結果時，宜提出無期延期予以打銷。

２．嚴厲壓止動議，不宜常用。

拾參、會議中隨機發生的偶發動議一、權宜問題１．與會眾全體或會員個人的權利有關的緊急事件。

２．順序最高，只要發言得當，無時不可提出。

３．無須附議即可提出處理，並可間斷他人發言。

４．不必表決，由主席裁定。

５．其目的是處理阻礙會議進行的事故。

二、秩序問題１．會員言行違背議事規則的偶發事件，一有錯誤，立可提出處理。

２．發言順序第二，僅次於權宜問題。

３．無須附議，可間他人發言，由主席裁定。

４．其目的是改議案進行中的錯誤。

三、會議詢問１．無須附議，可中斷他人發言２．詢問應向主席提出，主席無法答覆時，可請某會員代答。

四、收回動議１．動議在未得附議或主席尚未接述前，原提案人得隨時請求收回取消。

２．主席接述後，在無人反對時可以收回取消。

３．無須附議。

五、尚有其他偶發動議，視情況提出，但須經附議始得成立１．分開動議２．申訴動議３．變更議程動議４．暫時停止實施議事規則一部之動議５．討論方式動議６．表決方式動議拾肆、討論原則一、一時討論一動議１．在一個動議未經討論完畢，提付表決以前，不得將其他動議提出討論。

２．若有違反情事，主席應立即予以制止，或不接述。

３．若為權宜問題或秩序問題，不受上述限制。

二、充分與自由討論１．出席人所提發言討論的要求只要合乎秩序，主席不得任意拒絕。

２．除特別規定外，任何議案，非經過適當的討論，不應倉促提付表決。

３．一問題尚未討論充分，不可急付表決。

三、服從多數，尊重少數１．多數決定一切為民主社會的重要原則。

２．議案必經「討論」，就是為了要聽取少數的意見。

四、論事不論人１．發言應儘量簡明，以免浪費會眾的時間與腦力。

２．凡涉及私人的語詞，直避免直指他人的姓名。

３．發言態度應求公正及禮貌。

拾伍、表決方式一、記名表決１．舉手表決。

２．起立表決。

３．唱名表決。

４．記名投票表決。

二、無記名表決投票表決。

三、表決額數１．一般規定以「較多數」、「大多數」為原則．較多數－參加表決中，佔較多數的一方。

如三項（含）以上的表決。

．大多數－參加表決中，佔過半數以上的一方。

僅二項的表決。

２．集會中可有特定表決額數，部份為法定，部份可由會眾討論決議。

四、兩面俱呈１．一個議案必須就贊成與反對兩方面，分別舉行表決。

２．目的－容許個人有緘默的自由，與採中立的立場。

－容許反對派有表示其意見的具體行為。

五、表決之特定額數１．須參加表決之四分之三以上之贊同者．關於變更團體宗旨或目的之表決。

．關於團體解散之表決。

２．須參加表決之三分二以上之贊同者．關於修改團體組織或議事規則之表決。

．關於罷免會員之表決。

．關於處分團體財產之表決。

．關於已通過議事程序變更之表決。

．停止討論動議之表決。

拾陸、記錄守則一、記錄內容１．會議名稱、會次２．會議時間、地點３．主席４．出席人數，及出席人簽到表５．記錄人６．會議內容．一般為摘要性．特殊者為實況報導性二、其他要點１．議案之表決情形及結果應詳細記載。

２．討論提案的書寫方式可依－提案、說明、辦法、意見、表決、決議等字眼。

３．記錄完成應經主席簽名認可或經會眾認定，始得作數。

４．會議中「權宜」或「秩序」等偶發動議不須記錄。

５．善用錄音設備等輔助工具。

６．儘早整理記錄，以求其時效性。