档案管理文件格式
3703100247
全 宗 号
年 度
保管期限
机构（问题）
起 室
止
件 馆
号
盒 号
全 宗 号
年 度
保管期限
类 别
册 号
盒 号
业务档案
财务档案
附件6
东营市人力资源和社会保障局
（此栏填写档案所属的类别或险种）
附件 5
档案盒正面样式
附件 4
备 案 表
第 件至第 件存在问题说明：
整 理 人：
整理时间： 年 月 日
检 查 人：
检查时间： 年 月 日
附件 3
档案目录
件号：
序号 文号 责任者 文件题名 日期 页号 备注
附件2
归档文件目录格式
件号 文号 责任者 文件题名 日期 页号 备注
档案管理制度范本(精选9篇)
档案管理制度范本（精选9篇）档案管理制度1一、集中统一管理本机关的全部档案，做到专人、专室、专柜管理，任何人不得据为已有。
二、加强库房管理，防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等方面的工作，配置必须的保护设备。
三、定期对室藏档案保管状况进行全面检查，并作好记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取积极有效措施，保护档案的安全。
四、认真做好档案的收集登记工作，做到目录与室藏档案相符。
五、定期对档案进行鉴定，准确地判定档案的存毁，销毁失去价值的档案，由鉴定小组提出意见，登记造册，经机关负责人批准后，由二人在指定的地点监销，禁止擅自销毁档案。
六、档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后，方可离开岗位。
七、因保管不善，造成档案毁坏和丢失的，按《档案法》的有关规定，追究责任。
档案工作人员岗位责任制一、认真贯彻执行上级有关档案工作的方针、政策和法规，刻苦学习、不断提高文化和业务水平、适应工作的需要。
二、负责文件材料的立卷归档工作。
三、做好档案资料的整理、编目、鉴定、保管、统计、编研和系统化工作。
四、全面熟悉室藏，开发档案信息资源，积极提供利用，做好咨询工作，严格执行保密和档案的利用制度。
五、加强档案室管理，做好温湿度记录，年终对室藏档案资料进行全面地核对清理，确保档案的完整与安全。
六、保持室内整洁，遵守防火安全制度。
××局档案保密制度一、根据国家保密法和国家税务总局、省地方税务局关于税收工作中国家秘密及其密级具体范围的规定，做好档案的密级划分和密级的变更工作。
二、严格档案借阅审批手续，档案查阅只限于阅文室，查阅者不得抄录、复制和拍照，更不得擅自带走和转让他人；如确因工作需要，必须经分管领导批准，采取相应保密措施，使用后及时归还。
三、档案室房属机要重地，无关人员不得擅自入内。
四、对于造成泄漏档案机密的单位和个人，依照《国家保密法》有关规定视其情节轻重给予严肃处理。
××局档案利用制度一、凡需利用档案资料者，必须填好借阅单，说明利用的目的等项。
档案归档的一般规则(WORD17页)【范例】
档案归档的一般规则什么是档案？档案是国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录。
档案是由文件转化而来的。
文件是指人们在社会管理、交往和科学技术、文化艺术以及其他实践活动中自然形成的文字信息及其物质载体构成的结合体。
档案和文件既有联系，又有区别。
档案是历史的文件，是具有一定保存价值的文件，是经过分类组合的文件。
因此，可以这样说：文件是档案的细胞，档案是文件的结合体；文件是档案的基础，档案是文件的精华。
根据档案的不同属性和科学管理的需要，可以将档案划分为不同的种类。
比如：按来源可分为国家机关档案、企业档案、名人档案等；按内容可分为行政档案、诉讼档案、科学技术档案等；按记录方式可分为文字档案、图形档案、音像档案；按时间可分为古代档案、近代档案和现代档案；按所有权可分为国家所有档案、集体所有档案和个人所有档案。
目前在我国，通常将档案分为文书档案、科学技术档案、专门档案和声像档案。
什么是文书档案？文书档案，又称管理性档案，是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件。
一、文书档案文书档案的立卷归档，大约经历了这几个阶段：上世纪90年代前，以发文单位级别组卷装订归档；上世纪90年代，以问题（机构）-年代组卷装订归档；进入21世纪，采取以件为单位装订归档；2007年开始，改以前的永久-长期-短期为永久-定期（30年、10年）。
（一）、问题（机构）-年代组卷归档的一般流程1、准备工作1）、文件、资料的收集工作：凡在工作中形成的、已经办理完毕的、具有保存价值的各种类型、载体的文件材料都必须归档。
归档的重点是本单位制成的，上下级单位及其它单位针对本单位主管业务有密切联系的文件材料。
凡属归档范围的包括同一个单位，同一个部门，同一项工作，同一个问题的文件材料以及同一份文件的请示与批复、来文与复文、印件与定稿、正件与附件、转发文件与原件，均应收集齐全完整。
档案号格式
档案号编写格式（全宗号用SFX替代）一、文件编做文书档案全宗号——目录号——年度——案卷号二、全校基本建设情况全宗号——GK——三、现代农艺技术专业档案1.人才培养模式与课程体系改革：全宗号——NY——Ⅰ——1、2、3等2.师资队伍建设：全宗号——NY——Ⅱ——1、2、3等3.校企合作、工学结合运行机制建设全宗号——NY——Ⅲ——1、2、3等四、机械加工技术专业档案1.人才培养模式与课程体系改革：全宗号——JJ——Ⅰ——1、2、3等2.师资队伍建设：全宗号——JJ——Ⅱ——1、2、3等3. 校企合作、工学结合运行机制建设全宗号——JJ——Ⅲ——1、2、3等五、焊接技术应用专业档案1.人才培养模式与课程体系改革：全宗号——HJ——Ⅰ——1、2、3等2.师资队伍建设：全宗号——HJ——Ⅱ——1、2、3等3. 校企合作、工学结合运行机制建设全宗号——HJ——Ⅲ——1、2、3等六、电机电器制造与维修专业档案1.人才培养模式与课程体系改革：全宗号——DD——Ⅰ——1、2、3等2.师资队伍建设：全宗号——DD——Ⅱ——1、2、3等3. 校企合作、工学结合运行机制建设全宗号——DD——Ⅲ——1、2、3等七、酒店服务与管理专业档案1.人才培养模式与课程体系改革：全宗号——JD——Ⅰ——1、2、3等2.师资队伍建设：全宗号——JD——Ⅱ——1、2、3等3. 校企合作、工学结合运行机制建设全宗号——JD——Ⅲ——1、2、3等八、数字信息化校园档案全宗号——XXH——九、德育档案全宗号——DY——注：Ⅰ：人才培养模式与课程体系改革Ⅱ：师资队伍建设Ⅲ：校企合作、工学结合运行机制建设例：机械加工技术专业档案企业人才需求调研报告档案号：SFX—JJ—Ⅰ—101。
档案目录格式规范
新文书档案目录格式（一）归档文件目录归档文件目录年度：2008 类目：2 保管期限：永久盒号：004①一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。
以上字段从左至右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。
②一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）至顶端纸边35mm。
纵向表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用15（行）*15（mm）分布。
③一般地，目录式表格表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。
④目录中“备注”项，一般填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。
注：纵向目录表格格式均参照以上。
（二）全引目录式样0--5大类档案全引目录索引年度:2008年①一般地，索引表格距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。
以上字段从左至右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm），整表宽度为155mm。
②一般地，索引表格至顶端纸边40mm。
表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用18（行）*10（mm）分布。
③一般地，索引表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部小四号仿宋加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。
注：索引表格格式均参照以上。
（三）新文书档案备考表式样备考表①“盒内文件情况说明”不能为空，描述盒内文件数量、互见信息、是否复印件归档、有无笔迹材料问题等等。
②备考表内字段式文字均为三号宋体字加粗，内容字体需小于字段式文字。
③一般地，备考表均距左侧纸边25mm ，距右侧纸边15mm ，至顶端纸边35mm 。
（四）新文书档案卷盒脊背档案盒盒脊式样 档案盒底边式样单位：mm(两种样式取其一,档案盒竖立放置取左,放倒放置取右)①虚线框及当中“全宗号”等文字均不需写出，请替换为相应名称所代表的实际内容。
(终极版)档案归档规则
（终极版）档案归档规则1. 总则为了加强档案管理工作，规范档案归档流程，确保档案的完整性、准确性和及时性，根据国家档案法规和相关企业规定，特制定本规则。
2. 适用范围本规则适用于公司各部门在日常工作中产生的纸质档案和电子档案的归档工作。
3. 档案分类档案分为以下几类：- 行政档案- 财务档案- 技术档案- 人力资源档案- 法律档案- 其他专项档案4. 归档要求4.1 纸质档案- A4纸打印，字体清晰，不得使用易褪色材料。
- 档案页面整洁，不得有涂改、污染、破损。
- 文件顺序编号，每页标注页码。
- 文件夹应使用耐用、便于分类的材质。
4.2 电子档案- 文件格式统一为PDF或Word文档。
- 文件命名规范，包括档案类别、年份、序号。
- 存储在安全的电子档案管理系统中。
5. 归档流程5.1 收集- 各部门在完成文件审批后，进行文件的收集工作。
- 确认文件完整性，包括正文、附件、审批意见等。
5.2 预处理- 纸质档案进行装订、裁剪、去污处理。
- 电子档案进行格式统一、目录编排处理。
5.3 分类归档- 根据档案内容、形成时间、重要性等因素进行分类。
- 将档案放入对应的文件夹，并做好标签。
5.4 审核- 档案管理员对归档的档案进行审核，确保归档档案的准确性和完整性。
5.5 登记- 在档案管理系统中，对归档的档案进行登记，包括档案名称、形成时间、归档时间、档案类别等信息。
5.6 存档- 将纸质档案存放在专门的档案柜中，确保防火、防盗、防潮。
- 将电子档案存储在安全的电子档案管理系统中，定期备份。
6. 借阅管理6.1 档案借阅需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人审批通过后，由档案管理员负责借阅。
6.2 借阅人需在规定时间内归还档案，如有特殊情况需续借的，应重新填写《档案借阅申请表》。
6.3 归还的档案，档案管理员应进行审核，确保档案的完整性和准确性。
7. 保密管理7.1 档案归档应遵循保密原则，对于涉及公司秘密的档案，应严格按照《中华人民共和国保守国家秘密法》及相关规定进行管理。
我国档案馆电子文档长期存取的格式选择
我国档案馆电子文档长期存取的格式选择作者：张江珊来源：《档案管理》2011年第01期摘要：PDF/A于2009年底正式成为我国的电子文件格式标准，这种国际通用的格式标准，在档案馆有极大的应用价值。
有利于档案部门对电子文档的长期存取与利用，保证了系统的独立性并节约了电子文档长期存取的成本。
同时，具有良好的技术支持，是我国档案馆电子文档长期存取策略的较佳格式选择。
关键词：电子文档；长期存取；PDF/A1、我国档案馆电子文档存取格式现状据学者张宁对我国电子文件管理现状的调查，“当电子文件移交并进入档案馆长期保管之后，有44.8％的档案馆保存的电子文件格式遵循了国内外相关标准，其中，有7％的机构参照了国际标准，这表明我国的电子文件管理尚未与国际接轨，标准化程度较低。
10.3％的档案馆已经出现电子文件无法读取的问题，62.1％的档案馆未出现电子文件无法读取的问题，27.6％的档案馆尚未考虑此问题”11]。
没有采用电子文件保存格式的档案馆，其电子文档的长期存取已经受到很大的威胁；已经采取电子文档保存格式的档案馆，因保存格式的选择众多，例如PDF、TXT、PPT、WORD、ODF、DOC，等等，给电子文档的保存和转换工作带来诸多不便，大大影响了我国档案馆电子文档的长期存取。
我国一些档案馆为了应对数字环境下软硬件过时及介质过时等问题所带来的长期存取问题，也提出了一些应对的措施，如仿真、迁移等，但这些方法都存在一定的缺陷。
如迁移技术，虽然可以保证被迁移的电子文件的可再利用性，但无法保证原有文件的特征和数据全部迁移，甚至有可能改变电子文件的再次呈现、结构和含义；另一方面，迁移针对单份电子文件效率较高，而当针对大量电子文件时，转换就变成“密集型”劳动，成本也大大增加。
这些问题，都使得档案界需要寻求一种较佳的电子文档格式标准以便长期存取。
2、我国档案馆电子文件长期存取的格式选择2.1选择标准。
各种电子文件保存格式，适应的数据类型不同，很难形成大家共同认可的格式选择标准。
《档案管理实施细则(制度范本、DOC格式)》
《档案管理实施细则(制度范本、DOC格式)》第一篇：档案管理实施细则（制度范本、doc格式）档案管理实施细则第一章总则为规范公司内部档案管理工作并保证档案完整性及保密性，合理有效利用档案资料，特制定本细则。
第二章公司管理档案的范围及管理权限划分第一条公司级档案管理范围，由公司行政部专人管理并负责一切借阅、复制、传递相关事宜。
公司级档案包括以下文件：1.司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料；2.公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料；3.财务管理、资金借贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、银企联系函件等）；4.政府、项目批文、合同；5.公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等）；6.工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）、工程初设、修改、竣工图纸；7.公司及各部门月度、年中、年度工作计划及资金计划；8.公司签定的各类合同（含商品房买卖合同）；9.公司有效证件、印章；10.具有法律效力及保存价值的文件；11.公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
12.本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
第二条部门档案管理范围，由各部门指定专（兼）职文书管理，于每季度末交档案清单至公司备案留底。
如工作完成后，原件移交公司管理。
部门级档案文件如下：1.各部门报请总经理批复的工作联系单、工作计划、总结、统计报表、简报；2.部门例会会议纪要；3.各部门与其相关业务单位函件管理；4.招投标文件管理；5.人事劳资档案及信息管理；（人力资源部统一管理人事档案）6.仪器、设备维修保养资料；7.客户、特约商家资料及信息管理；8.公司的媒体宣传资料、销售报表；9.财务会计凭证、帐册、月度、年度财务报表。
第三章公司档案管理体制第三条公司档案工作，要实行集中与分散管理相结合的体制。
档案目录格式规范
新文书档案目录格式（一）归档文件目录归档文件目录年度：2008 类目：2 保管期限：永久盒号：004①一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。
以上字段从左至右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。
②一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）至顶端纸边35mm。
纵向表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用15（行）*15（mm）分布。
③一般地，目录式表格表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。
④目录中“备注”项，一般填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。
注：纵向目录表格格式均参照以上。
（二）全引目录式样0--5大类档案全引目录索引年度:2008年①一般地，索引表格距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。
以上字段从左至右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm），整表宽度为155mm。
②一般地，索引表格至顶端纸边40mm。
表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用18（行）*10（mm）分布。
③一般地，索引表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部小四号仿宋加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。
注：索引表格格式均参照以上。
（三）新文书档案备考表式样备考表②备考表内字段式文字均为三号宋体字加粗，内容字体需小于字段式文字。
③一般地，备考表均距左侧纸边25mm ，距右侧纸边15mm ，至顶端纸边35mm 。
（四）新文书档案卷盒脊背档案盒盒脊式样 档案盒底边式样单位：mm(两种样式取其一,档案盒竖立放置取左,放倒放置取右)①虚线框及当中“全宗号”等文字均不需写出，请替换为相应名称所代表的实际内容。
下文中出现此“虚线框”符号，请依样处理。
（五）新文书档案全引目录脊背（以下以公司为例，各单位需根据样式换成本单位标识）示例一 示例二说明：1、全引目录脊背式样如上，大小自定，效果整齐统一；全引目录年度文书 档案第 1/3 册全引目录年度文 书 档 案全1册2、文书档案分年度组织全引目录，一册能用的注明“全1册”，一册不够的另立多册，每册注明“第M/N册”。
档案目录(卷内文件目录)格式表样
档案目录(卷内文件目录)格
式表样
-标准化文件发布号：（9456-EUATWK-MWUB-WUNN-INNUL-DDQTY-KII
文书档案卷内目录年度单位保管卷号保管期限起止日期卷内张数案
卷
标
题
顺
序号文件日期
文件
原编号
文件
作者
内容摘要
张
次
文件卷内目录
序号文件日期
文件
原编号
文件名称页数备注
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
附件3-4
科技档案卷内目录
附件：3-5
照片档案卷内目录
附件：3-6
交通运输部管理干部学院照片档案相册标签
附件：3-8
交通运输部管理干部学院电子档案标签
附件：3-10
交通运输部管理干部学院实物档案标签。
GDF通用文档格式
版式文件特点 GDF版式文件简介及优势 GDF在城建档案创建、管理及发布利用中的 应用
版式文件的特点
一是具有与纸张印刷等同的表现能力。 二是能兼容各种数据文件格式统一。 三是适合信息化需要，便于传播。 四是提供数字安全手段。
GDF简介
GDF（General Document Format）是北京 金润科技公司自主研发的一种通用文档格 式，能够兼容基于多平台创建的各种文档， 并保留原文档的字体、图型的矢量性和图 像的真实清晰性。
4.
5.
GDF在城建档案创建、管理及发布利用中的应用 城建档案管理及存储
1.
利用GDF的开放性及API接口，可以方便集成到档案管理系 统中，贯穿从档案接收、鉴定、档案著录、检索、统计、销 毁、编研、库房管理等在内的全部环节所需的数据接口。 对电子城建档案数据的深层次挖掘，实现档案的更有效的利 用。 轻松实现异地存储，确保电子城建档案的安全备份。
GDF的目的
GDF的目的是减少纸张的应用，如在电子标 书项目利用GDF替代厚厚的纸制标书，在政 务公文中利用GDF代替人工流转的纸制公文， 在政府审批项目中，利用GDF在线提交过去 需要打印盖章的各种纸制材料等。
GDF版式文件
1.
GDF不依赖于源电子文件产生的软件，任何人都能够通过 免费的GDF Reader查看； GDF能够保持原文件文字和图形的矢量性，并支持全文检 索； GDF采用高强度的压缩技术，更易于传输和分享； GDF支持权限控制和数字签名，确保文件的真实性、安全 性和合法性
2.
GDF在城建档案创建、管理及发布利用中的应用 城建档案的数字化创建
3.
利用GDF的权限管理功能，根据档案的密级设置不同的权 限，确保只有授权用户有权查看，良好地解决了知识产权 保护和保密性两个问题； 利用创建系统捆绑的元数据信息实现城建档案的著录规范， 以及捆绑的附件信息，实现多媒体档案的提交； 利用其他功能实现对城建档案的部份前端控制目的。