如何建立保密工作档案

浅谈如何建立保密工作档案
摘要：保密工作档案是单位保密工作开展情况的真实记录，必须完整、翔实、分类合理，进行动态管理，从而促进保密工作的顺利开展。

关键词：保密工作；档案；动态管理
中图分类号： f271 文献标识码： a 文章编号： 1009-8631（2013）03-0033-01
企业有国家秘密和商业秘密。

企业要生产军工产品，就必须取得军工产品保密资格证书；要生产民品，关键的因素就是企业必须要拥有核心竞争力，并要保护好自己的核心秘密。

保密工作是企业的一项重要任务，伴随着技术、生产、经营、管理的全过程。

尤其是近年来，随着经济的发展、社会的进步和对外开放的不断深入，档案保密工作正面临着一系列新问题和新挑战。

如何迎难而上，建立健全各项制度，做好档案保密工作，为经济和社会各项事业又好又快的发展提供更好的服务，已经成为档案管理工作者面临的一个重要课题。

根据《中华人民共和国档案法》第二条的规定，所谓档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

档案是一定时期内有关活动的真实记录，是一项重要的信息资源，是国家的宝贵财富。

因此，必须做好档案的保密工作。

一、建立保密工作档案的必要性
企业保密工作千头万绪，形成的保密工作档案类别复杂，如何使保密工作有章可循，指导保密工作的顺利开展，建立保密工作档案非常必要。

国家保密资格认证标准中规定“单位保密工作机构对保密工作开展情况应当有文字记载，内容完整详实，并进行分类归档，有条件的建立电子文档”。

保密工作档案管理是保密监督管理的一部分。

二、新形势下档案保密工作面临的问题
1.保密战线前移近年来，我国政府根据经济和社会发展的需要及对加入世贸组织的承诺，全面发展开放型经济，在更大范围内开放国内市场，随着对外开放程度的加大及对外合作的增多，境内外人员必将频繁流动，逐渐形成了“你中有我，我中有你”的局面。

一些敌对势力必然会利用这些条件，采取各种方式渗透到他们以前难以进入的行业，通过各种渠道，开展更为广泛和便捷的情报搜集活动，档案保密工作形势更加错综复杂。

2.法律法规滞后目前，我国规范档案保密方面的法律法规主要有《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保守国家秘密法》，这两部法律是做好当前我国档案保密工作的基本法律依据，在整个档案保密工作中起着主导和决定作用。

两部法律颁布以来，有力的推动了档案保密工作的顺利开展，为改革开放和社会主义现代化建设事业的顺利进行发挥了积极的促进和保障作用。

但是，随着经济和社会各项事业的全面发展，这两部法律在一些方面出现了滞后性，例如对于档案保密方面涉密计算机的管理规定落后于现代计算
机和网络的发展。

这就给档案管理部门制定相应的部门保密规章带来一定的难度，也给档案工作人员依法办事带来了困难，阻碍档案保密工作的开展。

3.保密意识弱化当前，个别领导干部和工作人员思想麻痹，保密观念淡漠，甚至对《档案法》和《保密法》知悉甚少，认为在大好形势下无保密可言，在高科技发展的时代有密也难保。

有些档案工作人员、涉密研究人员忙于业务工作，对经手的大量的国家秘密见密不知密已经习以为常，这势必会对国家秘密的安全造成严重威胁。

另外，工作上的形式主义也使有些人认为只要按照国家《档案法》和《保密法》及档案管理的相关规定进行管理，就能杜绝信息的泄密，从而放松了对安全隐患的警惕，放弃了对新问题、新挑战的应对。

4.技术手段落后。

当前高科技的发展和在窃密方面的应用，使得窃密与反窃密斗争更加尖锐复杂，通信和计算机网络的泄密隐患增多，保密工作面临更加严峻的挑战。

首先，信息与网络安全的防护能力很弱，许多档案应用系统处于不设防状态，具有极大的风险性和危险性；其次，对引进的档案信息技术和设备缺乏保护信息安全所必需的有效管理和技术改造；最后，我国网络管理滞后，制度不健全，责任不到位，保密技术防范装备的研制、开发和应用工作进展迟缓，投入不足，经费匮乏，措施薄弱，导致我国科技信息安全面临更加严峻的形势。

三、如何建立保密工作档案
1.保密工作档案的种类
1）保密制度类：包括基本制度、二级制度和专项制度，基本制度是单位依据国家保密法律法规和上级有关规定制定的日常保密
管理总的工作规范。

包括了保密机构和领导小组、保密责任、涉密载体及涉密人员管理等等，是保密工作执行的依据，涵盖了保密方面所有的审批流程。

2）国家秘密和商业秘密事项类：国家秘密和商业秘密是单位依据国家秘密及企业商业秘密具体范围确定的秘
密事项、密级和保密期限，国密和商秘事项台帐应分别对单位内国密和商密载体的文号、名称、载体形式、数量、密级、保管期限、责任人和保管地点进行详细登记。

3）计算机和信息系统管理类：包含信息系统保密策略和信息设备管理。

通信及办公自动化设备管理要记录设备编号、部门代号、密级、责任人、保险编号、上网类型、ip地址、物理地址、办公地点、设备品牌、设备型号、主机序列号、硬盘序列号、资产编号等。

移动载体台帐包括存储介质编号、部门、责任人、移动介质存储类型、品牌、型号、介质容量、出厂编号、购买日期等。

4）涉密岗位和涉密人员管理：涉密等级分为核心（绝密级）、重要（机密级）和一般（秘密级）三个等级。

涉密人员信息包括部门、姓名、年龄、职务、岗位、涉密级别、在岗、离岗情况。

单位与涉密人员签订的保密责任书、涉密人员培训记录、保密津贴发放表、涉密人员保密自查表等都属于该类内容。

5）各类审批手续：包括涉及军工科研生产事项的宣传报道、展览、接受新闻媒体采访等的审核批准记录；重要涉密会议制定的保密方案；
与外场试验单位制定的保密工作方案；与涉密协作配套单位签订的合同；在对外交流、合作和谈判等外事活动中制定的保密方案；对外提供文件资料或物品的审批审查记录；销毁废旧涉密文件资料清单；公开发表著作和论文的审批手续；内部人员复制文件资料的审批手续等等。

6）保密检查记录包括：涉密部门和涉密人员每月进行的保密自查；单位保密工作机构每3个月对涉密部门负责人进行的保密检查；保密委员会或保密工作领导小组年度内组织对单位负责人的保密检查；单位每6个月组织的保密检查及问题书面整改反馈表；对保密工作做出突出成绩的单位和个人的表彰和奖励。

7）保密要害部门部位管理：包括要害部门部位安装的防盗报警装置、视频监控系统、电子门禁系统等物防信息、外来人员进入审批表等。

2.建立档案目录并进行动态管理
在保密工作中形成的保密工作档案应分别立卷，填写卷内目录，并进行动态管理，伴随保密工作的开展，及时收集保密通知、新增秘密事项、保密培训教育记录、涉密人员变动、密级变更及解除、计算机和办公自动化设备更新、保密整改措施、各类审批手续等信息，对卷内目录进行补充完善，这样才能做到保密工作档案完整、翔实、准确、有效。

结束语
建立好保密工作档案，不仅是保密资格认证工作的需要，更是开展保密工作的依据和助手，使日常保密工作得以顺利进行。