材料设备采购管理办法

附件一：

**有限公司

材料设备采购管理暂行办法

第一条目的

为了促进材料设备采购工作的开展，对采购过程加强控制，确保采购活动满足数量、质量、成本、交货期和服务方面的

要求，达到加快进度、提高质量、节约成本的目的，特制定本办法。

第二条适用范围

适用于公司在建项目的甲供材料设备、乙供材料设备以及按合同约定需甲方核价的管理工作。

第三条执行原则和依据

（一）“检控并重，以控为主”，控制的关键是选择合格

的供应商，必须体现公司采购合格产品的质量原则，体现运作效率与权力制衡。

（二）公司《招标管理暂行办法》。

第四条部门职责

按公司“关于下发《招标管理暂行办法》的通知”（**[2013] 25号文）第三章第十四条相关内容执行，并对有关部门职责细化如下：

（一）研发设计部（或总工）

1.负责根据设计图纸、图集、变更等资料整理项目总体材料设备的技术标准、质量等级、品牌等，并组织工程部、设计部、招标采购部、成本部共同讨论确定项目总体材料设备的技术标准、质量等级、品牌等。

2.参与编制材料设备采购招标文件或合同文件，尤其是招标文件或合同文件中有关技术要求文件的编制，选用相关的技术文件及规范等。

3.参与对供应商进行评审、考核评价、审定投标入围的材料设备供应商。

4.参与较大以上设备的进场质量验证的检验、试验、对外送检工作。

5.参与处理较大型材料设备使用情况和施工过程中的重大事件。

6.参与较大设备安装工程的竣工验收。

（二）工程管理部

1.负责根据公司年度计划和项目开发计划整理制定施工单位材料设备需求计划。

2.与设计研发部共同负责提出需用材料设备的技术标准、质量等级、品牌等。

3.参与编制材料设备采购招标文件或合同文件及开标等活动，并对招标文件及合同文件中现场管理条款等进行编制。

4.负责组织材料设备的进场以及质量验证的检验、试验、对外送检工作。

5.负责组织材料设备的移交以及监督材料设备的保管、标识工作。

6.负责组织和协调设备安装施工以及与供应商的关系。

7.负责反馈材料设备使用情况和供应商的服务情况。

8.负责组织设备的竣工报验。

9.负责处理材料设备进场和施工过程中的重大事件。

10.参与公司制订和完善材料设备采购管理制度和流程。

11.参与对供应商进行评审、考核评价、审定投标入围的材料设备供应商。

12.参与审查材料设备履约完成证明，对材料设备价款支付出具意见。

（三）招标采购部

1.负责根据工程部提供的项目总体材料设备采购计划和设计部提供的项目总体材料设备的技术标准、质量等级、品牌等指标拟定分期材料设备采购招标文件或合同文件，并分传给工程部、设计部、成本部和财务部共同讨论完善定稿。

2.参与项目讨论确定材料设备的技术标准、质量等级、品牌等指标。

3.负责组织工程部、设计部、成本部和财务部共同对入围供应商进行评审、考核评价，收集整理各部门的考察评审

意见（分传各部门负责人），报总工及分管副总初审后审定

投标入围的材料设备供应商。

4.收集招标领导小组审查招标文件意见，并逐一进行修改。经公司流程审批会签后，负责向各投标单位发放招标文件。

5.跟踪收集各投标单位在规定时间内的回标文件，依据单项招采计划，在规定时间内组织开标、评标及议标等活动，并推荐中标候选单位。

6.召集成本部及招标采购部进行采购合同的谈判和洽商，并将谈判成果及时向招标小组及总经理汇报，并依据最新指示意见，进行合同审批及签订工作。

7.负责收集市场材料设备信息，建立材料设备和供应商信息库。

8.负责建立供应商档案和推荐相应合格供应商名册。

9.负责收集整理市场材料设备价格及变化动态。

10.负责招标后的材料设备采购计划执行和零星材料设

备的采购工作。

11.参与材料设备的进场以及质量验证的检验、试验、对外送检工作。

12.参与材料设备的移交工作。

13.参与协调施工过程中与供应商的关系。

14.负责跟踪记录材料设备的使用情况。

15.负责收集整理各种质量合格证书和检验试验文件。

16.参与采购设备的竣工报验。

17.负责协调和管理材料设备的保修服务工作。

18.参与对供应商进行考核评价。

19.参与公司制订和完善材料设备采购管理制度和流程。

（四）成本管理部

1.负责审定项目总体的材料设备采购计划和数量。

2.负责汇总施工单位材料设备价款及工程总造价。

3.与招标采购部共同负责审核材料设备采购的计划估价与实际采购价成本。

4.参与项目讨论确定材料设备的技术标准、质量等级、品牌等指标。

5.参与材料设备招标文件和采购合同的谈判和拟订。

6.参与对供应商进行评审、考核评价、审定投标入围的材料设备供应商。

7.负责审查材料设备履约完成证明，对材料设备价款支付出具意见。

8.参与较大型材料设备进场质量验证的检验、试验工作。

9.参与处理较大型材料设备施工过程中的重大事件。

10.参与公司制订和完善材料设备采购管理制度和流程。

（五）财务管理部

1.参与对供应商的银行信用及财务状况调查。

2.参与制订合同的付款条款。

3.汇总制订材料设备资金需求计划。

第五条对甲供材料设备的采购管理

（一）编制材料设备需用计划、申报和审批

1.施工单位必须在收到甲方全部施工图30天内编制项目材料、设备总体需求计划报工程部，并按照设计和有关标准、施工进度、采购周期要求提出准确、完善的材料设备需用计划。计划应明确材料设备名称、型号、规格、材质等级、技术要求、厂商、材料类别及使用部位、数量、供货时间等。

2.月计划的提出原则上每月一次。由于设计变更以及工期节点变化，允许补充材料设备计划。甲方不受理未按要求申报的材料设备计划，由于报送的数量、规格偏差造成的损失由施工单位负责。造成浪费的费用由施工方承担，并由工程部根据情况进行处罚。

3.施工单位根据审批后的材料设备总体计划，按工程时间节点编制每月材料设备计划。月材料设备计划，应在每月25日前报监理和甲方审批。

4.在施工图未完善期间，施工单位可根据项目实际情况提出材料设备计划。但计划必须科学合理，保证整个工程建设所需。

5.材料设备需用计划由施工单位报监理和甲方工程部专业技术人员审查其真实性、准确性，再由工程部报总工程师

（总设计师）签字确认后交公司招标采购部组织采购，确保采购工作具有可操作性。

（二）市场调查和商务洽谈

1.招标采购部根据材料设备需用计划制定材料设备采购计划。

2.招标采购部负责对材料设备供应单位前期考察和评估工作，通过信息收集、市场调查、性价对比等，草拟单项材料设备分析报告推荐供应（分包）单位。

3.大宗材料设备采购的商务洽谈，招标采购部应组织工程部、成本部、设计部及财务部进行综合考察，并编写供应商考察报告。

（三）材料设备采购供应商的确定

1.招标采购部就工程设备材料采购计划向成本管理部提出立项。

2.成本部按照公司相关规定审查招标采购部提出的《材料设备计划表》和生产供货商名单，向公司招标小组报告。

3.设计部、工程部负责提供相关技术指标，并提前将材料设备供应计划到场时间、技术要求（部分材料设备需要图纸）等向招标采购部提交。经招标采购部审查后拟定招标文件初稿。招标文件应明确质量要求、技术标准、完工时间、供货地点、作业内容、验收办法、土建配合费、税金计取办法等相关内容。