论编制档案中附件资料的不可缺失性
铁路项目档案验收监理审核意见
铁路项目档案验收监理审核意见尊敬的领导：根据您下发的任务，本人作为铁路项目档案验收监理，对项目档案进行了审核，并就审核结果提出了以下意见：一、档案编制的规范性在对项目档案进行审核时，我们发现部分项目单位在档案编制过程中存在一些不规范的情况。
例如，有的项目档案没有按照国家有关规定的档案分类标准进行编制，导致档案整理困难，档案检索效率低下；同时，在归档、装订、分类等方面也存在问题，需要加以纠正。
针对这一问题，我们建议项目单位加强档案管理，严格按照相关规定执行档案编制工作。
同时，加大对档案人员的培训力度，提高其档案管理水平。
另外，还需要加强监督和检查，确保档案编制的规范性。
二、档案的完整性在对项目档案进行审核时，我们发现一些项目单位存在档案不完整的问题。
例如，有些档案缺少重要的项目资料，无法提供完整的项目过程记录和相关文件。
这不仅影响了档案的完整性，也给后续的项目复查和审计工作带来了困难。
针对这一问题，我们建议项目单位在档案归档前进行全面的资料搜集和整理，确保档案的完整性。
对于缺失的档案资料，项目单位应进行寻找和补充，确保档案的准确性和可信度。
三、档案存储与保护在对项目档案进行审核时，我们发现有些项目档案存储环境较差，没有进行有效的保护措施。
例如，有些档案存放在通风不良、湿度过高的环境中，存在被损坏和腐蚀的风险。
同时，对于电子档案的存储管理也存在问题，没有进行定期的备份和恢复，容易造成数据丢失。
针对这一问题，我们建议项目单位加强档案存储和保护，采取必要的措施确保档案的安全性和完整性。
例如，对纸质档案应放置在通风良好、湿度适宜的环境中，避免受潮、变形和腐朽；对于电子档案，应进行定期的备份和存储，以防数据丢失。
四、档案的利用价值在对项目档案进行审核时，我们发现有些档案的利用价值没有得到充分发挥。
例如，有些档案长期存放在库房中没有得到及时整理和利用，导致档案闲置和浪费。
而这些档案中所包含的历史、技术、管理等方面的信息，对于类似项目的经验总结和知识传承具有重要意义。
内业资料整理主要存在问题
内业资料整理主要存在问题1、内业资料整理工作中，主要存在以下问题：（1）内业资料填写有缺项、缺漏及填写错误或填写不规范的现象；（2）分项工程的评定在外观上的扣分不符合评定标准的要求；（3）原始记录资料监理签认不全或者不及时；（4）试验、检测抽检频率不够的现象；（5）试验资料与质检、测量资料的施工检验日期有矛盾这是最普遍的现象；（6）施工照片收集不全或收集整理不规范；（7）施工日志的收集不全或者填写不及时不系统；（8）分项工程质量评定不及时。
（9）资料归档散乱，不系统；（10）分项、分部、单位工程的划分概念不明确；1、复印件居多。
有一个工地用彩色复印件代替原件，这丝毫不能增加其真实性。
在签署图纸会审和设计变更时，就应该计划好各部门所需的数量，包括资料存档、竣工结算、各单位盖章留存等方面，不要等资料交不了档案馆再东拼西凑，最终造成公司资料缺失。
2、变更随意，非正式变更多。
在施工过程中，常有图纸出现差错或不清楚时，通过电话联系设计院获得答复，以免影响工程进度，这一类变更在获得答复时记清答复时间和答复人，及时跑设计院催要正式变更文件；建设单位也会出于自身的需要提出一些变更，这一类变更以口头的或临时的居多，也要注意记录时间和提出人，能和设计院并在一起出变更最好，不能的也要让甲方出具正式变更或办理工程洽商，最便捷的方法是项目上整理打印好这些变更，直接让有关人员签字，这一类变更中往往出现涉及结构和节能的超规范内容，设计院不予出具，竣工资料里也不能保存，这就要求项目上和建设单位做好协商，拿到甲方签署的文件，单独保存，作为以后谈事情的依据。
3、变更整理混乱。
变更多了，在整理、发放上容易混乱，我们公司的经验是根据项目实际情况设计《文件发放记录》（附件1），将需领取的各个部门直接设计到发放表上，使发放的情况一目了然，避免了漏发现象。
分发时除了核算部门发原件，其他的都发复印件。
保存变更时在其中一份原件的角部做明显的编号标记，我是用中号的红色号码印章编号，无论正式的还是非正式的变更都连续编号，单独保存，以便查询，竣工时因为有些变更不能拿上台面，所以编号的一份可存入交公司的资料。
企业基建工程档案的收集与整理
企业基建工程档案的收集与整理摘要：基建档案，是作为基本建设工程项目立项、勘察设计与现场施工、竣工与验收等一系列工作的重要历史记录。
基建档案中关于工程项目立项申请、批复与用地规划许可等档案资料，是该建设项目是否具有合法性的一个重要原始凭证，而项目竣工图与对应的文字材料等档案资源，则是项目后期设施使用、后期维护改造等一系列工作开展的重要依据。
为此，要想发挥出基建项目工程档案的真正作用，就必须确保其工程档案的完整性与真实性。
关键词：企业；基建工程；档案；收集；整理1加强基建档案收集工作系统性首先，实行基本建设项目档案超前控制，为档案质量管理创造条件。
为保证基建档案管理工作的顺利开展，收集工作是第一步重要工作，先期控制是确保收集工作有条不紊的前提条件，同时也是提升档案质量的重要手段。
具体地说，就是要结合项目进度，根据工程档案管理的有关法律、法规、规章，指导基建部门的归档工作，强化监督和检查，为基建工程档案的完整性和规范性奠定基础，保持档案的准确和系统性。
其次，增强档案工作者的综合素质，确保档案收集的全面性和规范性。
综观基建工程档案全过程，档案资料为过程性已发生的文件资料，在项目完工之后，再收集归档，导致工作方式较被动，缺乏主动性，因而档案工作思路并不宽泛，难以保证档案收集全面，易造成具备价值的资料丢失。
由于档案收集工作积极性不高，且企业在档案整理的投入上也较低，很大程度上阻碍了档案发展。
为适应新时期基本建设工程档案收集工作的需要，档案管理人员应注重终身学习，特别是应注意学习档案收集的新规定，更新知识体系，结合行业发展，积极学习并掌握先进的档案收集方法，在实际应用中得以实施，为档案规范性做出努力。
最后，把档案收集纳入项目管理范畴，明确收集范围和责任。
基础工程档案收集以及整理过程中，整理方法力求多样化，经济合理的管理手段是必不可少的。
在工程合同的订立阶段，需要针对档案的收集、形成和移交等要素作出明确管理要求，作为合同条款的重要组成部分。
《建筑工程资料管理》课件
资料分类是根据资料的内容、性质、用途等特点，将其划分到不同的类别中。归档则是对分类后的资 料进行整理、装订、编目，并存入指定的档案库房或档案柜中。这一过程需要遵循规范的操作程序， 确保资料的分类合理、归档有序。
资料保管与维护
总结词
安全保管，定期维护
VS
详细描述
资料保管与维护是确保资料安全、完整和 长期可用的重要措施。这一过程包括对资 料的定期检查、清理、修复、复制等，以 及采取防潮、防虫、防火等措施，确保资 料不受损坏。同时，还需要建立完善的档 案管理制度，明确责任分工和操作规范。
包括工程结算审计报告 、财务决算报告等，证 明工程的经费使用合法
合规。
其他资料
环境影响评价资料
针对项目的环境影响进行 评估，确保项目符合环保 要求。
消防验收资料
证明项目的消防设施符合 消防安全要求。
城建档案资料
将工程资料整理归档，纳 入城市建设档案系统，方 便后期查询和使用。
03
建筑工程资料管理流程
。
06
建筑工程资料管理发展趋势
与展望
信息化与数字化管理
信息化管理
利用信息技术和工具，实现建筑工程 资料的电子化管理，提高资料的管理 效率和利用价值。
数字化管理
将传统的纸质资料转化为数字格式， 方便存储、检索和传输，提高资料的 管理效率和利用价值。
智能化与自动化管理
智能化管理
利用人工智能技术，实现建筑工程资料的智能化分类 、检索和分析，提高资料的管理效率和利用价值。
资料使用与借阅
总结词
合理使用，规范借阅
详细描述
资料使用与借阅是实现资料价值的重要途径。在使用和借阅过程中，需要遵循规 范的操作程序，确保资料的安全和完整。同时，还需要建立完善的借阅制度和审 批程序，对借阅人进行身份验证和授权管理，防止资料被滥用或泄露。
论档案记忆的真实性和客观性
论档案记忆的真实性和客观性作者：丁华东来源：《档案管理》2012年第06期摘要：本文超越传统史料考据学意义上对单份档案真实性、客观性的理解，运用社会记忆理论，站在社会和整体性立场上，剖析档案记录真实性与客观性的种种“异象”，深度思考档案记录与历史事实或社会事实之间的复杂关系，并由此提出运用“文献的田野考察”的方法，在档案记录的生成环境中把握档案记忆的真实性与客观性。
关键词：档案记忆；社会记忆；真实性；客观性Abstract： This paper surpassing the understanding on the authenticity and objectivity of single document in traditional historical textology ，analyses all the anomalies of records‟ authenticity and objectivity and thinks about the complicated relationships between records and historical facts or social facts deeply in the position of society and integrity with the social memory theory. And then the article proposes to hold the authenticity and objectivity of archives memory in the environment where records are generated with t he method of “field research on literature”.Key words：Archives memory；Social memory； Authenticity；Objectivity“要走出一条发现之旅，你并不需要新的风景，你只需要新的眼光。
部门档案管理办法及实施细则（3篇）
部门档案管理办法及实施细则是指规范和管理部门档案的方针、原则、方法和具体操作方式的文件，以确保档案的安全、完整、准确、便捷使用。
下面是一个可能的部门档案管理办法及实施细则的内容：1. 部门档案管理的目标- 确保部门档案的安全、完整、准确、可靠。
- 提供档案信息的快速、便捷获取和利用。
- 保护部门档案的机密性，严禁泄露、篡改、滥用档案信息。
2. 档案管理的责任- 部门领导负责档案管理工作，统一协调和决策相关事项。
- 档案管理员负责具体档案管理工作，包括档案的收集、整理、归档、检索、借阅、销毁等。
3. 档案的收集和整理- 按照规定的文件分类标准和档案编研制作要求，对文件进行分类、编号和整理。
- 制定档案保存期限及鉴定方法，对档案进行定期归档和鉴定，及时淘汰和销毁无用档案。
4. 档案的存储和保管- 部门应设立专门的档案室或档案柜，按照保密级别和重要性划分存放区域，确保档案的安全和完整。
- 制定档案借还、查阅、复制等操作流程，同时记录档案的使用情况和流转轨迹。
5. 档案的检索和利用- 制定档案检索的规则和方式，建立档案目录、索引和数据库等查询工具，方便查找和利用档案。
- 对于需要提供给其他部门或外单位的档案，按照有关法律法规和规定的程序提供。
6. 档案的保密和安全- 制定档案保密管理制度，明确档案的保密级别和管理权限，加强档案信息的安全控制和防护措施。
- 对于无用档案和过期档案，按照规定的程序和方法进行销毁，并做好销毁记录。
7. 档案的移交和接收- 部门之间或部门与档案管理机构之间进行档案移交和接收，按照规定的程序和要求进行操作，确保档案的平稳过渡。
8. 档案管理的监督和评估- 建立档案管理的监督、评估和考核机制，对档案管理工作进行定期检查和评估，发现问题及时纠正和改进。
这只是一个简要的部门档案管理办法及实施细则的概述，具体的内容和操作细节还需要根据实际情况进行详细制定和执行。
部门档案管理办法及实施细则（2）第一条为进一步提高中医药科学技术事业单位(以下简称中医药科技事业单位)档案管理水平，根据国家____局、国家科委、建设部颁布的《科学技术事业单位档案管理升级办法》的规定，结合中医药工作的实际情况，制定本实施细则。
论新时代档案工作的重要性
机电兵船档案2019.5ＪＩＤＩＡＮＢＩＮＧＣＨＵＡＮＤＡＮＧＡＮ论坛一、传统档案管理工作现状(一)档案管理工作不够精细，缺乏规范化、系统化上至三皇五帝，中至汉唐，下至近现代，整个国家与社会都对档案和档案工作极其重视，不仅设置独立的档案储存场所，而且都设置专门的管理人员进行专业的管理和维护。
档案管理工作主要是指团队、组织依据现有业内共通的档案管理准则与流程，规范处理相关文秘单位、业务单位各类档案的整理、立档、归档等工作。
不过传统档案管理工作缺少系统性、整体性的特点，使得大部分的档案管理工作忽视了实际操作中的高效性、现实性和文书与业务工作的过渡结合性，这些弊端可能会导致机密文件、重要文件的丢失。
随着社会的不断进步，档案资料越来越成为社会团体、社会组织、企事业单位的重要资源，档案管理工作也已经从简单的文件资料的汇总、整理和保管向着更加科学化、现代化的方向发展，档案管理工作已成为各单位的基础性工作内容之一。
(二)档案管理手段滞后,档案管理效果差随着互联网的发展与大数据时代的到来，传统的纸质档案已经开始向电子文档演化，这种顺应科技与时代的变化给传统档案管理工作带来了新的机遇和考验。
传统档案管理工作模式与电子信息技术逐渐产生了违和性，借助信息技术对电子档案展开智能检索、分析和处理等工作需要我们进一步提高和加强。
[1]对电子公文和电子文档如何有效规范地进行收集、存档，尚需我们进一步探索。
有的部门更新了相关管理设备,但档案管理人员仍然沿用老旧的工作方法去操作具体工作，难以用热情和积极性来迎接适合时代发展的科学管理模式，“新瓶装旧酒”所产生的后果就是使现代档案管理工作陷于形式主义这种不负责任的行为模式和保守、固步自封的状态，严重阻碍了现代化档案管理工作前进的步伐。
二、做好新时代档案工作是学习贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想的具体体现十九大以来，党和国家一系列重要会议精神，显示出从中央到地方、从上级到基层，领导层对于档案事业的重视程度日益加深，领导重视度的强化为档案事业提供了强有力的思想认识与政治认识基础。
(完整)综合档案室档案数字化加工要求
综合档案室档案数字化加工标准1、档案扫描档案经过整理人员整理完毕后，核对扫描档案的档案编号等信息，核对无误后开始对该档案进行扫描。
（1）扫描色彩模式：采用彩色模式进行扫描。
（2）扫描分辨率：教学档案不低于300dpi，基建档案不低于600dpi;对材料中有多色、红头、印章、插有照片图片、清晰度较差等无法辨识清晰的页面，要提高分辨率，要求扫描后的图像清晰，不失真、完整、不影响利用效果。
（3)图像存储：存储为JPGE和双层PDF标准格式，压缩方式采用JPEG压缩格式或无损压缩（LZW）格式。
(4）其他要求:扫描图像应与原纸质档案保持一致。
扫描时做到不缺页、不重页、单页图像内容完整。
2、图像处理(1)纠偏：对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。
对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯.（2）去污：扫描产生的图像中影响质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等要去除，处理时要在不影响可懂度的前提下展现档案原貌。
（3）图像拼接:对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，要拼接为一个完整的图像，以保证图像整体性.（4）裁边处理:采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边,以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间.3、目录著录(1)目录著录要符合《档案著录规则》DA/T22-2015、《文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》(DB34/T450-2004）等规定和采购人要求，在档案管理软件中录入学生的所有基本资料，姓名、性别、出生年月、毕业证号、学位证号等信息；基建档案的项目名称、时段、内容等信息；实体档案等类别、名称、事项等字段信息。
(2)档号的结构一般可分为“类别号—案卷号—件号"的三级类目结构，立卷规范为:学籍档案按年度编制类别号，以班级为单位编制一个案卷号，班内学生以学号为单位编制一个件号；实体档案按照大类代字—属类代号—目录号-案卷号，以物件为立档单位，一件一号.（3）目录著录可直接在档案管理软件中进行。
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论编制档案中附件资料的不可缺失性
摘要：党政机关运营过程中会产生大量的人员、业务、资金等资料，其均是
档案管理的内容。档案管理决定着党政机关核心数据的管理能力。随着档案管理
信息化及规范化管理水平的提升，党政机关对档案的归纳整理通常需要聘请专业
的服务机构进行整理，由于部分人员未接触编制档案工作，在档案整理中从专业
的角度入手，通常将附件资料移除，目的是保证档案资料整理的规范性。虽然该
方式提升了效率，但导致档案缺失了原始凭证，在后续调取过程中无法有效还原
事件，影响了档案的完整性。基于此，探究了编制档案中附件资料的重要性，提
出了对应的完善措施。
关键词：编制档案；档案整理；附件资料
各类经营主体在编制档案整理中，为了减少工作量，同时便于信息录入，通
常仅保留编制文件，附件材料无用化处理。但在档案应用过程中，附件资料虽然
不涵盖编制档案的核心内容，但可以阐述某个事件的发生流程。如果在编制档案
整理将附件资料剔除，将导致档案调取中无法还原事件流程。由此可见，附件资
料是档案的重要组成部分，决定着档案的完整性与有效性。
1 编制档案附件资料的释义
编制档案中附件资料是档案的主要组成部分，按照档案类型区分，附件资料
包括机构编制事件中的报告、凭证等原始数据，或报告事项对应的政策文件与具
体的标识。相对同级部门而言，机构编制档案中的附件资料包含事项办理人的具
体信息，是抄送的编制文件。在同级机构办理事项时，可形成草稿或修改的文稿，
其均为定稿前的次要资料，但其包含了事件的演化历程，是最原始的依据文件。
当同级机构在办理编制事项的过程中，领导原始签字并不会体现在编制档案中，
其主要体现在附件资料中，是重要的政策依据。针对未被正式编号的文件，其以
附件资料的形式出现，但其中可能存在机构编制部门的意见征求回复稿。
2 编制档案中附件资料的不可缺失性
2.1 可还原机构编制事项的过程
机构编制事项处理过程中，具有极为明显的政策性。在编制当中需不定期地
向上级报告报批，期间可产生大量的阶段性报告，如请示报告、批复文件等，此
类资料均是后续事件还原的重要凭证。对于重大机构编制事项，此类资料是必须
长久保存的原书数据。在国家机构改革或行政区域调整过程中，调研阶段需数据、
方案初稿、活动整改意见等均需经得住后期抽查，假定此类资料缺失，将无法还
原事项经过，在一定程度上削弱了事项的完整性与真实性。由此而见，附件资料
是还原机构编制事项的主要凭证，决定着事项处理效果及后期抽调水平。
2.2 具有极强的复用价值
编制档案中附件资料是档案复用中极具参考价值的数据。相对机构编制档案
而言，主要汇集了特定机构编制事项涵盖的信息的查询利用情况，涉及原有机构
事项的形成依据。假定编制档案附件资料未被保留，在此类档案复用过程中，将
重新查询相关的政策依据，无异于加大工作量。大部分政策文件主要是上级机构
的政策文档，少数是机构在档案编制中标识通讯信息与疑难解答，此类信息一旦
遗失将无法复调，可见附件资料的单一性与重要性。
2.3 可证实机构编制事项的合法性
附件资料可作为机构编制档案的原始凭证，此类资料的本质是机构编制组织
在处理事项时生成的资料，可作为证实机构编制事项合法性的原始依据。在法治
治国战略的持续推进下，依法治理编制工作持续深入，机构编制事项中应依法处
理，对不符合标注难度事件严禁禁止，办理后应经受考验。在复审过程中，附件
资料可作为机构编制事项合法性的凭证，有助于提升审查效率，同时便于还原流
程。
3 编制档案中附件资料管理措施
3.1 丰富档案管理模式
为了确保机构编制档案中附件资料不被遗失，需推进编制档案附件资料管理
的现代化发展，让其与社会发展匹配，持续改善附件资料管理模式。可利用信息
技术，创新管理手段，依照易管好查的原则，结合计算机技术加强附件资料的转
化，同时对附件资料与编制档案归类存档。资料中涉及编制数量、机构基础数据、
过程数据等内容，需对各类指标进行细化处理，凸显增减信息的过程。结合计算
机自动扫描技术，对编制档案中附件资料制定借阅管理条例，全面实现档案及附
属资料的电子转化。另一方面，根据档案资料要素，对基础档案与附件资料进行
精细化管理，额借鉴党政机构改革经验，将大数据技术融入其中，实现编制档案
中附件资料的细致分类与有效复用。针对重点数据信息，需备份处理，做好电子
双重备份，同时保留纸质文档。
3.2 持续提升人员素养
编制档案中附件资料保护需提升档案管理者综合素养及业务能力，管理者应
具备一定的业务能力及沟通能力。对此，应对管理者进行定期培训，发挥主观能
动性，让其主动汲取新的知识，认识到附件资料的重要性，并创新附件资料整理
及归档方式。与此同时，发挥机构的领导作用，为管理者学习及提升提供良好环
境。此外，引入竞争机制，创新招聘策略，借助优胜劣汰的方式择优选取人才。
同时，定期开展专题讲座，聘请具有丰富经验的一线工作者对管理人员进行业务
讲演；在组织内部建立沟通平台，为工作者交流互通奠定基础，持续提升管理者
素养，为附件资料的留存与保护提供保障。
3.3 健全监督管理体系
首先，需建立机构编制档案管理协调机制，让内部运行体系更加流畅与高效。
通过对监督检查机构编制档案的统筹管理，建构专人专岗专用的一体化管理架构
是，按照档案类型装袋或装盒处理，确保档案资料归档与整理符合档案存放要求。
其次，健全会议体系，加强各类主体合作，推行实名刷卡制档案管理体系，让所
有工作者的工作状况可溯源、可追责，一方面提升档案管理的规范性，另一方面
对人员进行一定约束，解决偷奸耍滑或责权混淆的问题。其三，加强机构编制档
案监督与管理，做好分层与分级管理系统，将责任追究到个人，让所有各司其职，
并定期爱占档案信息核对工作，对附件资料、档案原始资料等缺失遗漏的问题进
行追责处理，对发现的问题及时改善。其四，增强岗位竞争意识，让所有人具备
进取心，激发管理人员的工作热情，提升档案管理的整体水平。
3.4 转变思想观念
从机构编制档案整理的角度分析，只有认识到附件资料的重要性才能解决附
件资料遗失的问题。机构编制档案对标的是党政机关，很少涉及公众，机构编制
档案资源作为核心政治资料，决定着党的建设与国民发展，即便机构编制档案数
量较小，但其完整性依然不容小觑。对此，应转化管理人员思想认识，对机构编
制档案的意义与价值有深入了解，认识到机构编制档案的政治价值与社会价值，
从而将机构编制档案附件资料作为整理的重要内容，确保档案的完整性。
结束语：
通过对机构编制档案附件资料重要性的研究，可了解到附件资料的不可遗失
性。机构编制档案整理过程中，应制定规范的档案管理制度，认识到附件资料的
重要性，保留机构编制档案相关的数据资源，最大限度发挥机构编制档案的作用，
同时也为还原事件奠定基础。
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案,2020(05):91-92.
欧阳慧敏（工作单位：湖南省交通科学研究院有限公司 湖南省长沙市天心
区 410004）
欧阳慧敏（1986.2），女 汉族 长沙市人，本科，馆员，从事档案管理工
作
毕业院校：中南大学