济南高新技术产业开发区档案管理暂行规定

济南高新技术产业开发区档案管理暂行规定

第一章总则

第一条为了加强济南高新技术产业开发区(以下简称高新区)档案管理，更好地为高新区建设发展服务，根据《中华人民共和国档案法》和国家档案局《中华人民共和国档案法管理实施办法》及省、市档案管理有关规定，结合高新区实际，制定本规定。

第二条本规定所称档案，是指过去和现在的高新区范围内的国家机构、社会组织以及个人从事规划、建设、项目引进、管理、科研、生产、经营等各项活动中直接形成的对国家、社会和高新区具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史纪录。

第三条高新区管理机构、社会团体、企业事业单位和其他组织(以下统称名—单位)以及个人从事档案活动，均应遵守本规定。

第四条高新区档案工作实行统一领导、分级管理的原则，各单位必须加强档案管理工作，为档案管理工作提供必要条件，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。

第二章档案机构及其职责

第五条高新区管委会办公室是高新区档案行政管理部门，主管高新区档案工作，负责对辖区内的档案工作实行统筹规划，组织协调、监督和指导。

第六条高新区各单位应当根据国家有关法规，认真开展档案管理工作，建立档案室、配备相应专兼职人员负责管理本单位的档案，并接受高新区档案行政管理部门的监督和指导。

第七条档案工作人员应当忠于职守、遵守纪律，具备档案专业知识，并取得岗位资格证书。

第八条高新区档案行政管理部门的主要职责：

（一）负责宣传贯彻执行国家有关档案工作法律、法规和方针政策；

（二）负责制定高新区档案工作发展规划和计划，并组织实施；

（三）监督、指导高新区的档案工作，依法查处档案违法行为。

第九条机关、团体、企事业单位和其他组织的档案机构的主要职责：

（一）贯彻执行国家有关档案工作法律、法规和方针政策，建立、健全本单位档案工作规章制度；

（二）指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作；

（三）统一管理本单位的档案，并按照有关规定向档案馆移交档案；

（四）监督、指导所属机构的档案工作。

第十条高新区档案馆的主要职责：

（一）负责高新区档案馆业务建设，并确定其接收档案的范围；

（二）收集和接收本馆保管范围内对国家和社会有保存价值的档案；

（三）负责建立健全高新区档案工作规章制度；

（四）组织、指导高新区档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训。

（五）对所保存的档案严格按照规定整理和保管；

（六）负责高新区档案信息资源的开发利用等业务工作。

第三章档案的收集和管理

第十一条高新区各单位应当制定档案工作目标，并按档案工作目标管理的要求，对本单位的档案实行集中统一管理。建立健全档案文件；材料的形成、收集、整理和归档管理制度，并将此项工作纳入本单位各项管理程序、工作计划，列入有关部门、人员的职责范围。

第十二条高新区各单位及其工作人员在职务活动中形成的具有保存价值的文件材料，必须按规定收集齐全，整理立卷，按期交本单位档案部门或档案工作人员集中管理。任何部门或者个人不得据为已有或者拒绝归档。

第十三条高新区档案馆是集中统一保管高新区档案的基地和利用中心。高新区各单位应根据本单位实际，按照国家有关规定拟定详细的各类文件材料归档范围和保管期限。各门类档案的归档范围、时限及要求应按下列规定向高新区档案馆移交档案：（一）文书档案应按下列规定收集、整理、归档：

1、凡记述、反映本单位主要职能和工作情况、具有保存价值的文件材料均应由形成、承办部门档案工作人员负责收集、整理、归档，于次年的3月底之前完成归档工作；

2、应归档的各类文件必须是原件，其用纸、字迹和签发用印等必须符合国家有关标准的要求；

3、归档的材料书写要用钢笔，不得用圆珠笔或纯蓝墨水，存档文件应原件一份，印件二份，以便于查考利用；

4、归档文件材料齐全完整，按其内在联系，准确反映文件内容，装订牢固、整齐，无任何金属物；

5、各部门完成归档任务后应按照有关规定向档案馆移交，凡移交进档案馆的档案必须编制归档文件目录一式两份，一份留文件形成部门，另一份连同归档文件一同移交档案馆并办理交接手续。

（二）会计档案应按下列规定收集、整理、归档：

1、本单位形成的各种会计报表、账簿、凭证，在会计年度结束后由会计部门职档案工作人员负责收集、管理、立卷，在会计部门保管1年后，在第三年的3月底之前向档案馆移交。

2、已归档的会计档案要齐全完整，做到保持各种会计档案材料的自然形成规律和有机联系，已归档的会计档案其纸张、字迹、装订等均应符合国家及省、市有关部门的规定。

3、会计档案向档案馆移交须办理移交手续，编制会计档案登记簿一式两份，一份随会计档案移交档案馆，一份留会计部门备查。

（三）城市建设档案应按下列规定收集、整理、归档：

1、城市建设档案是指在城市规划、建设及其管理中形成的应当归档保存的各种图纸、图表、文字材料、模型、样品、照片、声像等各种载体的文件材料。

2、工程竣工档案由建设单位按下列要求汇总移交：

（1）属于进档案馆的竣工档案，从工程竣工验收之日起六个月内移交完毕；不属于进档案馆的竣工档案，从工程竣工验收之日起三个月内移交完毕。

（2）属于进档案馆的工程竣工档案，应制作一式三套，原件交档案馆，其它两套分别交建设（或主管）单位和使用单位；不属于进档案馆的档案，应制作一式两套，原件交建设（或主管）单位，另一套交使用单位。遇特殊情况需增加竣工档案套数的，由建设单位解决。

（3）归档的城建档案应齐全、完整、准确、系统；各签证手续完备，字迹清晰；原件严禁用复印、复写及易褪色的墨水编制和书写。

（4）城建档案的组卷，原则上按所属类别和专业进行，对照归档范围细则的顺序号对号入座进行排列，每卷厚度不超过二公分，同一内容的档案材料应紧接排列，防止内容脱节。

（5）竣工图原则上由施工单位负责编制，对变更大的竣工图由责任单位负责编制。竣工图应是与实物相符的新蓝图，并经工程技术负责人审核签字，加盖竣工图章。

对地下隐蔽工程，应有隐蔽记录简图、覆盖前的现场实测数据，并经测量及验收人员签字。

（6）城建档案的整理装订。文字材料以A4或十六开纸规格为标准。不够大的进行裱糊，去掉材料的金属物，采用档案馆统一印制的表格和卷皮、盒，用棉线装订整齐。竣工图采用手风琴式折叠，大小为四号图幅，按顺序装入档案盒。

（7）整理好的工程竣工档案，由建设单位向档案管理部门移交。移交书应填写真实，各种签字盖章完备。

3、规划、国土、测绘、环保、建筑报建、施工管理及住宅、城管等档案的移交应符合以下要求：

（1）建设单位各部门形成的档案每年年底由本部门负责档案的档案工作人员汇总后在次年3月底之前向档案馆移交，如只有一份，并且在短期内经常使用的，可在本部门保存两年，第三年3月底之前向档案馆移交。

（2）建设单位各部门形成的档案一般按项目或内容立卷，保持项目或文件内容的完整性，每一卷应书写卷内目录，采取散